Types de Plans
Identifier les différents types de plans et de systèmes de contrôle utilisés par les organisations..
Du point de vue des activités, les organisations sont des systèmes relativement complexes, car elles sont impliquées dans de nombreuses activités. Nombre de ces activités requièrent l’attention de la direction, tant du point de vue de la planification que du contrôle. Les gestionnaires créent donc différents types de plans pour guider les opérations et pour surveiller et contrôler les activités organisationnelles. Dans cette section, nous présentons plusieurs plans couramment utilisés. Les principales catégories sont les suivantes : hiérarchique, fréquence d’utilisation (répétitivité), calendrier, portée organisationnelle et contingence. Le tableau 17.1 donne un aperçu plus détaillé des nombreux types de plans qui entrent dans chacune de ces catégories.
Plans hiérarchiques (Hierarchical Plans)
Les organisations peuvent être considérées comme un gâteau à trois couches, avec ses trois niveaux de besoins organisationnels. Chacun de ces trois niveaux – institutionnel, administratif et technique – est associé à un type de plan particulier. Comme le montre le tableau 17.1, les trois types de plans hiérarchiques sont les plans stratégiques, administratifs et opérationnels (noyau technique). Les trois plans hiérarchiques sont interdépendants, car ils soutiennent la satisfaction des trois besoins organisationnels. Dans la hiérarchie de l’organisation, le noyau technique planifie les opérations quotidiennes.
| Plans d’organisation |
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| Plans hiérarchiques |
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| Plans de fréquence d’utilisation |
| Plans permanents |
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| Plans à usage unique |
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| Plans d’exécution |
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| Plans de portée organisationnelle |
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| Plans d’urgence |
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Tableau 17.1
Plans stratégiques
La gestion stratégique est la partie du processus de gestion qui concerne l’intégration globale des divisions internes d’une organisation tout en intégrant simultanément l’organisation à son environnement externe. La gestion stratégique formule et met en œuvre des tactiques qui tentent de faire correspondre le plus étroitement possible une organisation à son environnement de tâches dans le but d’atteindre ses objectifs.
Les plans stratégiques répondent aux besoins de l’organisation au niveau institutionnel. Les plans stratégiques définissent une vision à long terme pour l’organisation. Ils précisent la raison d’être de l’organisation, ses objectifs stratégiques et ses stratégies opérationnelles – les énoncés d’action qui précisent comment les objectifs stratégiques de l’organisation doivent être atteints.
Une partie de la planification stratégique consiste à créer la mission de l’organisation, une déclaration qui spécifie la raison d’être de l’organisation et répond à la question « Quelle(s) activité(s) devrions-nous entreprendre ? » La mission et le plan stratégique sont les principaux documents d’orientation des activités menées par l’organisation. Les plans stratégiques présentent plusieurs caractéristiques déterminantes : Ils s’inscrivent dans le long terme et positionnent l’organisation dans son environnement de tâches ; ils sont omniprésents et couvrent de nombreuses activités organisationnelles ; ils intègrent, guident et contrôlent les activités dans l’immédiat et à long terme ; et ils établissent des limites pour la prise de décision de la direction.
Les plans opérationnels fournissent une orientation et des énoncés d’action pour les activités du noyau technique de l’organisation. Les plans administratifs permettent d’intégrer les plans institutionnels aux plans opérationnels et de relier tous les plans créés pour le noyau technique de l’organisation.
Fréquence d’utilisation des plans
Une autre catégorie de plans est celle des plans de fréquence d’utilisation. Certains plans sont utilisés de manière répétée, d’autres sont utilisés dans un but unique. Les plans permanents, tels que les règles, les politiques et les procédures, sont conçus pour couvrir les problèmes auxquels les managers sont confrontés de manière répétée. Par exemple, les gestionnaires peuvent être préoccupés par les retards, un problème qui peut se produire souvent dans l’ensemble de la main-d’œuvre. Ces gestionnaires peuvent décider d’élaborer une politique permanente qui sera appliquée automatiquement chaque fois qu’un employé est en retard au travail. La procédure invoquée dans le cadre d’un tel plan permanent s’appelle une procédure opératoire normalisée (PON).
Les plans à usage unique sont élaborés pour des situations ou des problèmes uniques et sont généralement remplacés après une utilisation. Les gestionnaires utilisent généralement trois types de plans à usage unique : les programmes, les projets et les budgets. Voir le tableau 17.1 pour une brève description des plans permanents et à usage unique.
Plans d’exécution
Le besoin de l’organisation d’aborder l’avenir est saisi par ses plans temporels. Ce besoin d’aborder l’avenir par la planification se reflète dans les plans à court, moyen et long terme. Étant donné le caractère unique des industries et les différentes orientations temporelles des sociétés – étudiez la différenciation de Hofstede des cultures du monde entier en termes d’orientation vers l’avenir -, les périodes couvertes par les plans à court, moyen et long terme varient énormément d’une organisation à l’autre. Le plan à 250 ans de Konosuke Matsushita, qu’il a élaboré pour la société qui porte son nom, n’est pas exactement typique des plans à long terme des entreprises américaines !
Les plans à court, moyen et long terme ne se distinguent pas seulement par la période qu’ils couvrent. En général, plus un plan se projette dans l’avenir, plus les planificateurs rencontrent d’incertitudes. Par conséquent, les plans à long terme sont généralement moins précis que les plans à court terme. De même, les plans à long terme sont généralement moins formels, moins détaillés et plus flexibles que les plans à court terme afin de tenir compte de cette incertitude. Les plans à long terme ont également tendance à être plus directifs par nature.
Illustration 17.7 Tour avec horloge numérique Des horloges numériques ont été installées sur la tour de télévision de Sapporo, qui a été offerte par Matsushita Electric Industrial Company, un fabricant japonais d’électronique. Cette installation a été suggérée par le fondateur de la société, Konosuke Matsushita, qui pensait que ces horloges numériques attireraient l’attention sur la tour. Matsushita est vénéré comme un leader d’opinion en matière de gestion au Japon et favorisait la planification à long terme, y compris les plans sur 250 ans. (Crédit : Arjan Richerter/ flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))
Plans de portée organisationnelle
La portée des plans varie. Certains plans se concentrent sur une organisation entière. Par exemple, le président de l’université du Minnesota a présenté un plan visant à faire de l’université l’un des cinq meilleurs établissements d’enseignement des États-Unis. Ce plan stratégique porte sur l’ensemble de l’institution. D’autres plans ont une portée plus étroite et se concentrent sur un sous-ensemble d’activités organisationnelles ou d’unités opérationnelles, comme l’unité de services alimentaires de l’université. Pour plus d’informations sur les plans de portée organisationnelle, voir le tableau 17.1.
Plans d’urgence
Les organisations se lancent souvent dans la planification d’urgence (également appelée planification de scénarios ou « what if »). Vous vous souviendrez que le processus de planification est basé sur certaines hypothèses concernant ce qui est susceptible de se produire dans l’environnement d’une organisation. Les plans d’urgence sont créés pour faire face à ce qui pourrait arriver si ces hypothèses s’avéraient fausses. La planification d’urgence consiste donc à élaborer des plans d’action alternatifs à mettre en œuvre si des événements viennent perturber un plan d’action prévu. Un plan d’urgence permet à la direction d’agir immédiatement si un événement imprévu, tel qu’une grève, un boycott, une catastrophe naturelle ou un changement économique majeur, rend les plans existants inopérants ou inappropriés. Par exemple, les compagnies aériennes élaborent des plans d’urgence pour faire face au terrorisme et aux tragédies aériennes. La plupart des plans d’urgence ne sont jamais mis en œuvre, mais lorsqu’ils sont nécessaires, ils sont d’une importance cruciale.