Types de communications dans les organisations
Connaître les types de communications qui ont lieu dans les organisations.
Dans le modèle de communication décrit ci-dessus, trois types de communication peuvent être utilisés soit par le communicateur dans la phase de transmission initiale, soit par le récepteur dans la phase de rétroaction. Ces trois types sont examinés ci-après.
Communication orale
Il s’agit de tous les messages ou échanges d’informations qui sont parlés, et c’est le type de communication le plus répandu.
Communication écrite
Il s’agit de courriers électroniques, de textes, de lettres, de rapports, de manuels et d’annotations sur des notes autocollantes. Bien que les gestionnaires préfèrent la communication orale pour son efficacité et son immédiateté, l’augmentation de la communication électronique est indéniable. De même, certains managers préfèrent la communication écrite pour les messages importants, tels que la modification d’une politique de l’entreprise, où la précision du langage et la documentation du message sont importantes.
Communication non verbale
Il y a aussi la transformation d’informations sans parler ni écrire. Par exemple, les feux de signalisation et les sirènes, ainsi que la taille et l’emplacement des bureaux, qui évoquent quelque chose ou quelqu’un d’important. De même, des éléments tels que le langage corporel et l’expression faciale peuvent transmettre des messages conscients ou inconscients aux autres..
Illustration 16.3 Langage corporel lors d’une réunion Votre langage corporel peut envoyer des messages pendant une réunion.
(Crédit : Amtec Photos/ Flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))
Influences majeures sur la communication interpersonnelle
Quel que soit le type de communication concerné, la nature, la direction et la qualité des processus de communication interpersonnelle peuvent être influencées par plusieurs facteurs.
Influences sociales
La communication est un processus social, car il faut au moins deux personnes pour avoir un épisode de communication. Il existe une variété d’influences sociales qui peuvent affecter l’exactitude du message voulu. Par exemple, les barrières de statut entre les employés de différents niveaux de l’organisation peuvent influencer des choses comme le fait de s’adresser à un collègue de niveau directeur en disant « Mme Jones » ou à un collègue de même niveau en disant « Mike ». Les normes et les rôles dominants peuvent dicter qui parle à qui et comment on répond. L’illustration 16.4 présente une variété de communications qui illustrent les influences sociales sur le lieu de travail.
Illustration 16.4 Modèles de communication managériale
(Attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC-BY 4.0)
Perception
En outre, le processus de communication est fortement influencé par les processus perceptifs. La mesure dans laquelle un employé reçoit avec précision les instructions de travail d’un manager peut être influencée par la perception qu’il a de ce dernier, en particulier si ces instructions vont à l’encontre de son intérêt pour le poste ou si elles sont controversées. Si un employé a stéréotypé le manager comme étant incompétent, il y a de fortes chances que peu de ce qu’il dit soit pris au sérieux. Si le chef est bien vu ou considéré comme influent dans l’entreprise, tout ce qu’il dit peut être interprété comme important.
Participation à l’interaction
L’efficacité de la communication peut être influencée par la mesure dans laquelle l’une ou les deux parties sont impliquées dans la conversation. Si le destinataire du message est préoccupé par d’autres questions, l’efficacité du message peut être réduite. L’implication dans l’interaction se compose de trois dimensions interdépendantes : la réactivité, la perceptivité et l’attention.
Conception organisationnelle
Le processus de communication peut également être influencé par la conception de l’organisation. On a souvent fait valoir qu’il fallait décentraliser une organisation parce que cela conduirait à une structure plus participative et améliorerait la communication au sein de l’organisation. Lorsque les messages doivent passer par plusieurs niveaux d’une organisation, la possibilité de distorsion peut également se produire, ce qui serait diminué par une communication plus directe.
Illustration 16.5 Communication informelle dans les organisations Les gestionnaires avisés comprennent que les relations influentes d’une entreprise ne figurent pas toutes dans l’organigramme. Il existe un réseau de connexions informelles et personnelles entre les travailleurs, et des informations et des connaissances essentielles passent constamment par ce réseau. Grâce à un logiciel d’analyse des médias sociaux et à d’autres outils de suivi, les responsables peuvent cartographier et quantifier les relations normalement invisibles qui se forment entre les employés à tous les niveaux d’une organisation. Comment l’identification de l’organisation informelle d’une entreprise peut-elle aider les managers à favoriser le travail d’équipe, à motiver les employés et à stimuler la productivité ? (Crédit : Exeter/ flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))