La planification est-elle importante ?
Comprendre l’importance de la planification et pourquoi les organisations ont besoin de planifier et de contrôler.
La planification est le processus par lequel les gestionnaires établissent des objectifs et précisent comment ces objectifs doivent être atteints. Les plans comportent deux éléments de base : les énoncés de résultats ou de buts et les énoncés d’action. Les énoncés de résultats ou de buts représentent l’état final – les cibles et les résultats que les gestionnaires espèrent atteindre. Les énoncés d’action reflètent les moyens par lesquels les organisations progressent pour atteindre leurs objectifs. La première ministre britannique, Theresa May, est déterminée à changer la composition des conseils d’administration des entreprises publiques en préconisant que les employés fassent partie de chaque conseil. Dans le cadre de sa déclaration d’action, elle a préconisé de placer un représentant des employés dans chaque conseil d’administration, à l’instar de Mick Barker, cheminot depuis les années 1970, qui contribue discrètement à façonner le processus décisionnel en tant que membre du conseil d’administration au sommet du géant des transports First Group.
La planification est une activité intellectuelle.3 Il est difficile de voir les managers planifier, car la plupart de cette activité se déroule dans l’esprit de ceux qui font la planification. Lors de la planification, les managers doivent réfléchir à ce qui doit être fait, à qui va le faire, comment et quand ils vont le faire. Les planificateurs pensent à la fois rétrospectivement (aux événements passés) et prospectivement (aux opportunités futures et aux menaces imminentes). La planification implique de réfléchir aux forces et aux faiblesses de l’organisation, ainsi que de prendre des décisions sur les états souhaités et les moyens de les atteindre.
La planification des événements organisationnels, qu’il s’agisse de l’environnement interne ou externe, devrait être un processus continu – faisant partie des tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles du gestionnaire et une tâche de routine pour tous les membres des organisations à forte implication. Les plans doivent être contrôlés en permanence. Les gestionnaires et les autres membres de l’organisation doivent vérifier si leurs plans doivent être modifiés pour tenir compte de l’évolution des conditions, des nouvelles informations ou des nouvelles situations qui affecteront l’avenir de l’organisation. Les plans doivent être administrés avec souplesse, à mesure que les organisations découvrent des conditions nouvelles et changeantes. De toute évidence, la Calico Candy Company n’a pas réussi à surveiller ses plans de cette manière. En considérant la planification comme une activité continue, il est possible de formuler des méthodes pour gérer les opportunités et les menaces émergentes et imprévues. La planification est un processus qui permet de donner un sens et une direction à l’activité organisationnelle.
Pourquoi les gestionnaires devraient-ils planifier ?
Les gestionnaires ont plusieurs raisons de formuler des plans pour eux-mêmes, leurs employés et diverses unités organisationnelles : (1) pour compenser l’incertitude et le changement ; (2) pour concentrer l’activité organisationnelle sur un ensemble d’objectifs ; (3) pour fournir une feuille de route coordonnée et systématique pour les activités futures ; (4) pour accroître l’efficacité économique ; et (5) pour faciliter le contrôle en établissant une norme pour l’activité ultérieure.
Plusieurs forces contribuent à la nécessité de la planification organisationnelle. Premièrement, dans l’environnement interne, à mesure que les organisations deviennent plus grandes et plus complexes, la tâche de gestion devient de plus en plus complexe. La planification permet de définir les activités futures par rapport aux autres activités de l’organisation. Deuxièmement, l’environnement externe devenant de plus en plus complexe et turbulent, le degré d’incertitude auquel est confronté un gestionnaire augmente. La planification permet aux organisations d’aborder leur environnement de manière systématique.
Une étude de l’Université Cornell et de l’Université de l’Indiana a révélé que l’absentéisme coûtait aux entreprises 40 milliards de dollars par an ; l’absence de planification était l’un des plus gros problèmes auxquels les entreprises étaient confrontées. Les entreprises qui suivent un plan clairement défini dans leurs opérations quotidiennes auront plus de succès que celles qui ne le font pas. Selon les auteurs, « l’organisation a contrôlé les conséquences qui tendraient à dissuader l’absentéisme. » Il est intéressant de noter que cela peut être aussi simple que d’inspecter les politiques organisationnelles qui fournissent les « règles » de l’absentéisme des employés.
Les managers planifient-ils vraiment ?
Les managers devraient planifier de manière formelle, mais le font-ils ? Certains observateurs affirment que les managers sont généralement trop occupés pour s’engager dans une forme régulière de planification systématique. Henry Mintzberg, professeur de gestion à l’Université McGill, fait remarquer ce qui suit :
Lorsque les gestionnaires planifient, ils le font implicitement dans le contexte des actions quotidiennes, et non dans le cadre d’un processus abstrait réservé à deux semaines dans la retraite en montagne de l’organisation. Les plans des chefs d’entreprise que j’ai étudiés semblaient n’exister que dans leur tête – comme des intentions souples, mais souvent spécifiques. . . . Le travail de gestion n’engendre pas de planificateurs réfléchis ; le gestionnaire réagit en temps réel aux stimuli.
D’autres ne sont pas d’accord. Après avoir examiné un certain nombre d’études portant sur la mesure dans laquelle la planification et d’autres activités managériales font partie intégrante de la gestion, les professeurs de gestion J. Carroll et J. Gillen déclarent que « les fonctions classiques de gestion de Fayol, Urwick et d’autres ne sont pas du folklore comme le prétendent certains auteurs contemporains en gestion, mais représentent des abstractions valables de ce que les gestionnaires font réellement et de ce qu’ils devraient faire » Barbara Allen, présidente de Sunbelt Research Associates, note qu’elle a fait une quantité considérable de planification avant de lancer sa nouvelle entreprise. Maintenant qu’elle fonctionne avec succès, elle revoit et met à jour ses plans périodiquement.
Les managers sont souvent des personnes très occupées. Certains agissent sans plan d’action systématique ; cependant, de nombreux managers planifient de manière systématique, par exemple en élaborant des plans systématiques sur la manière dont leur organisation va réagir à une crise. United Airlines, par exemple, a créé un groupe de planification de crise. Ce groupe a élaboré le livre du plan d’urgence de United, qui précise ce que l’équipe de gestion de crise de la compagnie aérienne doit faire en cas de crise. Keri Calagna, directrice de Deloitte Risk and Financial Advisory, Deloitte & Touche LLP, fait remarquer que jusqu’à 20,7 % de la valeur d’une entreprise réside dans sa réputation, mais que les PDG et 77 % des membres des conseils d’administration ont identifié le risque de réputation comme le domaine dans lequel ils se sentent le plus vulnérables et que seulement 39 % d’entre eux ont un plan pour y faire face.
La question de savoir si les dirigeants planifient réellement et l’observation selon laquelle ils sont souvent trop occupés pour se retirer au sommet d’une montagne et réfléchir à la direction que devrait prendre l’organisation et à la manière dont elle devrait y parvenir ne tiennent pas compte du fait qu’il existe différents types de planification.
Illustration 17.2 Theresa May Le Royaume-Uni a peut-être voté pour quitter l’Union européenne (UE), une décision connue sous le nom de « Brexit », mais si le Premier ministre Theresa May parvient à ses fins, les entreprises britanniques pourraient ressembler un peu plus à celles des pays de l’UE comme l’Allemagne et la France. Theresa May est favorable à une refonte de la gouvernance des entreprises, notamment à la nomination de représentants des salariés dans les conseils d’administration. (Crédit : Arno Mikkor/ flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))