La conformité des ressources humaines est un domaine qui remonte à l’origine même de la fonction des ressources humaines – des fonctions administratives et réglementaires. La conformité continue d’être un domaine très important que les RH gèrent, et il existe de nombreux règlements et lois qui régissent la relation d’emploi. Les professionnels des RH doivent être en mesure de comprendre ces lois et de s’y retrouver pour aider leurs organisations à rester conformes et éviter d’avoir à payer des amendes ou des pénalités. La menace supplémentaire d’une atteinte à la réputation de l’organisation est une autre raison pour laquelle les RH doivent être conscients et attentifs à toute lacune potentielle en matière de conformité.
Voici quelques-uns des exemples les plus courants de lois et de règlements qui régissent la relation employeur-employé (SHRM.org) aux états unis:
La loi sur la discrimination fondée sur l’âge dans l’emploi (Age Discrimination in Employment Act, ADEA) de 1967 protège les personnes âgées de 40 ans ou plus contre la discrimination dans l’emploi fondée sur l’âge. Ces protections s’appliquent à la fois aux employés et aux candidats à l’emploi. Elle rend également illégale toute discrimination fondée sur l’âge en ce qui concerne les conditions d’emploi, telles que l’embauche, le licenciement, la promotion, la mise à pied, la rémunération, les avantages sociaux, les affectations de poste et la formation.
L’Americans with Disabilities Act (ADA) de 1990 interdit aux employeurs privés, aux gouvernements des États et des collectivités locales, aux agences pour l’emploi et aux syndicats de pratiquer une discrimination à l’encontre des personnes handicapées qualifiées. L’ADA définit un individu handicapé comme une personne qui : 1) a une déficience mentale ou physique qui limite considérablement une ou plusieurs activités majeures de la vie, 2) a un dossier sur cette déficience, ou 3) est considérée comme ayant une telle déficience. Un employeur est tenu de procéder à un aménagement raisonnable du handicap connu d’un candidat ou d’un employé qualifié si cela n’impose pas une « contrainte excessive » au fonctionnement de l’entreprise de l’employeur.
Le Fair Labor Standards Act (FLSA) de 1938 établit le salaire minimum, le paiement des heures supplémentaires, la tenue des registres et les normes d’emploi des jeunes concernant les travailleurs à temps plein et à temps partiel dans le secteur privé et dans les administrations fédérales, étatiques et locales. Des règles spéciales s’appliquent aux emplois dans les administrations d’État et locales, notamment en ce qui concerne les activités de protection contre les incendies et de maintien de l’ordre, les services bénévoles et les congés compensatoires au lieu du paiement des heures supplémentaires en espèces.
La loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) de 1993 permet aux employés admissibles de prendre jusqu’à 12 semaines de congé non rémunéré, protégé par l’emploi, au cours d’une période de 12 mois pour des raisons familiales et médicales précises. Le FMLA s’applique à tous les organismes publics, y compris les employeurs étatiques, locaux et fédéraux, les agences locales d’éducation (écoles) et les employeurs du secteur privé qui ont employé 50 salariés ou plus pendant 20 semaines de travail ou plus au cours de l’année civile actuelle ou précédente, y compris les employeurs conjoints et les successeurs des employeurs couverts.
Le National Labor Relations Act (NLRA) de 1947 accorde des droits à de nombreux employés du secteur privé, notamment le droit de s’organiser et de négocier collectivement avec leur employeur. Les employés couverts par cette loi sont protégés contre certains types d’abus de la part des employeurs et des syndicats et ont le droit de tenter de former un syndicat lorsqu’il n’en existe pas.
La loi WARN (Worker Adjustment and Retraining Notification Act) de 1988 couvre généralement les employeurs ayant 100 employés ou plus, sans compter ceux qui ont travaillé moins de six mois au cours des 12 derniers mois et ceux qui travaillent en moyenne moins de 20 heures par semaine. Les entités gouvernementales fédérales, étatiques et locales qui fournissent des services publics ne sont pas couvertes. La loi WARN protège les travailleurs, leurs familles et les communautés en obligeant les employeurs à notifier 60 jours civils à l’avance les fermetures d’usines et les licenciements collectifs.
Ce ne sont là que quelques-unes des principales lois, réglementations et orientations fédérales réglementaires que les professionnels des ressources humaines doivent comprendre pour confirmer la conformité de leur organisation. Pour de plus amples informations sur les ressources en matière de conformité des RH, la Society of Human Resource Management (SHRM), à l’adresse SHRM.org, propose une pléthore de ressources pour les professionnels des RH et les entreprises qu’ils soutiennent.
Pour assurer une gestion et une surveillance efficaces des nombreuses règles et réglementations en matière de conformité, l’équipe des ressources humaines doit utiliser les meilleures pratiques pour informer les employés et les tenir responsables des pratiques de conformité des RH. Certaines de ces meilleures pratiques comprennent l’éducation et la formation, la documentation et l’audit. Chacune d’entre elles est décrite plus en détail et aidera les RH à atteindre leur important objectif de maintien de la conformité RH pour l’organisation.
L’éducation et la formation dans les domaines de la conformité et du droit du travail sont essentielles pour garantir que toutes les lois et réglementations applicables sont respectées. Ces lois peuvent changer d’une année à l’autre, et les professionnels des RH de l’organisation doivent donc s’assurer qu’ils suivent une formation continue. Il n’est pas seulement impératif que le professionnel RH reçoive une formation. Dans de nombreuses organisations, les managers reçoivent une formation sur les principales règles et réglementations (telles que la FMLA ou l’ADA, pour n’en citer que quelques-unes) afin qu’ils disposent d’une base de connaissances lorsqu’ils traitent des situations des employés et des zones de risque potentiel. Les ressources humaines et la direction doivent s’associer pour assurer l’alignement sur les questions de conformité, en particulier lorsqu’il existe un risque que la situation d’un employé empiète sur le territoire de la réglementation de la conformité. Voir le tableau 11.1 pour une liste partielle des lois fédérales du travail par nombre d’employés, telle qu’affichée sur le site Web de la Society for Human Resource Management.
Voir le tableau 11.1 : Lois fédérales du travail par nombre d’employés aux états unis.
| Lois fédérales sur le travail par nombre d’employés |
|---|
| Loi de 2012 sur l’allègement du fardeau fiscal des Américains |
| Loi sur la protection du crédit à la consommation de 1968 |
| Loi de 1988 sur la protection polygraphique des employés |
| Loi de 1974 sur la sécurité des revenus de retraite des employés (ERISA) |
| Loi sur l’égalité des salaires de 1963 |
| Loi sur les transactions de crédit équitables et précises de 2003 (FACT) |
| La loi sur les rapports de crédit équitables de 1969 |
| Loi sur les normes du travail équitable de 1938 |
| Loi fédérale sur les cotisations d’assurance de 1935 (sécurité sociale) (FICA) |
| Loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (Health Insurance Portability and Accountability Act) (si l’entreprise offre des avantages sociaux) (HIPPA) |
| Loi de 1986 sur la réforme et le contrôle de l’immigration |
| Ces lois fédérales couvrent tous les employés de toutes les organisations. Plusieurs autres facteurs peuvent s’appliquer pour déterminer la couverture de l’employeur, comme le fait que l’employeur soit public ou privé, que l’employeur offre ou non une assurance maladie, et que l’employeur utilise ou non un tiers pour effectuer les vérifications d’antécédents. Source : Site Web du SHRM, https://www.shrm.org/, consulté le 20 octobre 2018. |
Tableau 11.1 Attribution: Copyright Rice University
La documentation des règles et règlements – sous la forme d’un manuel de l’employé – peut être l’une des ressources les plus importantes que les RH peuvent fournir à l’organisation pour atténuer le risque de conformité. Le manuel doit être mis à jour régulièrement et doit détailler les politiques et procédures de l’organisation ainsi que la manière dont les affaires doivent être menées. Le conseiller juridique doit examiner cette documentation avant qu’elle ne soit distribuée afin de s’assurer qu’elle est à jour et appropriée pour le public visé.
La planification des audits de conformité RH doit faire partie de la stratégie globale de l’entreprise pour éviter les risques juridiques. La non-conformité peut entraîner d’énormes risques financiers et de réputation pour une entreprise, il est donc important de procéder à des vérifications pour tester les contrôles et la préparation de l’organisation. Lorsque la fonction des ressources humaines prend l’initiative de mettre en œuvre des audits et d’autres bonnes pratiques, elle crée une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise.