Rédaction du plan de GRH
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Comme nous l’avons vu à la section 2.1 » Planification stratégique « , la rédaction d’un plan stratégique de GRH doit s’appuyer sur les plans stratégiques de l’organisation et du ministère. Une fois le plan stratégique rédigé, le professionnel RH peut commencer à travailler sur le plan RH. Celui-ci diffère du plan stratégique en ce qu’il est plus détaillé et plus axé sur le court terme.
Comment géreriez-vous cela ?
La rémunération est un sujet délicat
En tant que responsable des RH, vous avez accès à des données sensibles, telles que les informations sur les rémunérations. En examinant la rémunération de chaque employé du département marketing, vous remarquez que deux employés ayant le même titre et effectuant le même travail gagnent des sommes différentes. En creusant un peu plus, vous remarquez que l’employé qui travaille pour l’entreprise depuis le moins longtemps est en fait mieux payé que la personne qui travaille depuis plus longtemps. Un bref examen des évaluations de performance montre qu’ils sont tous deux très performants. Vous déterminez que deux gestionnaires différents ont embauché les employés et qu’un gestionnaire ne fait plus partie de l’organisation.
Figure 2.3. Comme vous pouvez le voir sur cette figure, le plan stratégique de l’entreprise est lié au plan stratégique de la GRH, et c’est à partir du plan stratégique de la GRH que le plan des RH peut être développé.
Les six parties du plan de GRH sont les suivantes :
- Déterminer les besoins en ressources humaines. Cette partie est fortement liée au plan stratégique. Quelle croissance ou quel déclin prévoit-on dans l’organisation ? Quel en sera l’impact sur vos effectifs ? Quelle est la situation économique ? Quelles sont vos prévisions de ventes pour l’année prochaine ?
- Déterminez la stratégie de recrutement. Une fois que vous avez mis en place un plan, il est nécessaire de rédiger une stratégie indiquant comment vous allez recruter les bonnes personnes au bon moment.
- Sélectionnez les employés. Le processus de sélection comprend les entretiens et le processus d’embauche.
- Développez la formation. Sur la base du plan stratégique, quels sont les besoins en formation ? Y a-t-il un nouveau logiciel que tout le monde doit apprendre ? Y a-t-il des problèmes de gestion des conflits ? Quels que soient les sujets de formation, le responsable RH doit aborder les plans de formation dans le plan de GRH.
- Déterminer la rémunération. Dans cet aspect du plan de GRH, le gestionnaire doit déterminer les échelles salariales et autres compensations telles que les soins de santé, les primes et autres avantages.
- Évaluer les performances. Il faut élaborer des normes pour savoir comment évaluer les performances de vos employés et poursuivre leur développement.
Chaque section de ce texte traite d’un domaine du plan RH, mais les sections suivantes fournissent des connaissances de base sur la planification de chaque domaine.
Déterminer les besoins en ressources humaines
La première partie d’un plan RH consistera à déterminer le nombre de personnes nécessaires. Cette étape implique d’examiner les activités de l’entreprise au cours de l’année écoulée et de poser de nombreuses questions :
- Avez-vous engagé suffisamment de personnes ?
- Avez-vous dû faire des pieds et des mains pour embaucher des gens à la dernière minute ?
- Quelles sont les compétences de vos employés actuels ?
- Quelles compétences vos employés doivent-ils acquérir pour rester à la pointe de la technologie ?
- Qui prendra bientôt sa retraite ? Avez-vous quelqu’un pour les remplacer ?
- Quelles sont les prévisions de ventes ? Comment cela pourrait-il affecter votre recrutement ?
Ce sont les questions auxquelles il faut répondre dans cette première étape du processus de planification des RH. Comme vous pouvez l’imaginer, cette étape ne peut être réalisée seule. Il faut impliquer les autres départements, les managers et les cadres pour obtenir une estimation précise des besoins en personnel pour le présent et l’avenir. Nous traitons de la dotation en personnel plus en détail dans la section 4 « Recrutement ».
De nombreux responsables RH dressent un inventaire de tous les employés actuels, y compris de leur niveau de formation et de leurs compétences. Cela permet au responsable RH d’avoir une vue d’ensemble de ce que les employés actuels peuvent faire. Il peut servir d’outil pour développer les compétences et les capacités des employés, si vous savez où ils en sont actuellement dans leur développement. Par exemple, en faisant un inventaire, vous pouvez découvrir que Richard va prendre sa retraite l’année prochaine, mais que personne dans son service n’a été identifié ou formé pour le remplacer. Tenir l’inventaire vous aide à savoir où les lacunes peuvent exister et vous permet de les planifier. Ce sujet est abordé plus en détail dans la section 4 « Recrutement ».
Les responsables RH examineront également de près toutes les composantes des emplois et analyseront chaque poste. En procédant à cette analyse, ils peuvent se faire une meilleure idée des types de compétences nécessaires pour accomplir un travail avec succès. Une fois que le responsable RH a effectué l’évaluation des besoins et qu’il sait exactement combien de personnes, à quels postes et dans quel délai elles doivent être embauchées, il peut commencer à travailler sur le recrutement, également appelé plan de dotation. Ce point est abordé plus en détail dans la section 4 « Recrutement ».
Recrutez
Le recrutement est une tâche importante du responsable RH. Vous trouverez plus de détails dans la section 4 « Recrutement ». Savoir combien de personnes embaucher, quelles compétences elles doivent posséder et les embaucher au bon moment sont des défis majeurs dans le domaine du recrutement. Embaucher des personnes qui ont non seulement les compétences pour faire le travail, mais aussi l’attitude, la personnalité et l’adéquation peut être le plus grand défi du recrutement. Selon le type d’emploi pour lequel vous recrutez, vous pouvez placer des annonces traditionnelles sur le web ou utiliser les sites de réseaux sociaux comme moyen de recrutement. Certaines entreprises offrent des primes aux employés qui recommandent des amis. Quel que soit l’endroit où vous décidez de recruter, il est important de garder à l’esprit que le processus de recrutement doit être juste et équitable et que la diversité doit être prise en compte. Nous abordons la diversité plus en détail dans la section 3 « Diversité et multiculturalisme ».
En fonction de la disponibilité et du temps, certaines entreprises peuvent choisir d’externaliser leurs processus de recrutement. Pour certains types de postes de haut niveau, un chasseur de têtes sera utilisé pour recruter des personnes au niveau national et international. Un chasseur de têtes est une personne spécialisée dans la recherche d’emplois et de personnes, et il ne travaille généralement que pour des postes de haut niveau. Une autre option consiste à faire appel à une agence spécialisée dans le recrutement de personnes pour une variété de postes, y compris des postes temporaires et permanents. Certaines entreprises décident d’engager des employés temporaires parce qu’elles ne prévoient qu’un besoin à court terme et qu’il peut être moins coûteux d’engager quelqu’un pour une période déterminée.
Quelle que soit la façon dont il est effectué, le recrutement est le processus qui consiste à obtenir les curriculum vitae des personnes intéressées par le poste. L’étape suivante consiste à examiner ces CV, à passer des entretiens et à sélectionner la meilleure personne pour le poste.
Sélectionnez
Après avoir examiné les curriculum vitae pour un poste, il est temps de travailler à la sélection de la bonne personne pour ce poste. Bien que nous abordions la sélection de manière très détaillée dans la section 6 « Rémunération et avantages », elle mérite d’être abordée ici également. De nombreuses études ont été réalisées et, bien que leurs résultats soient variés, la majorité d’entre elles indiquent que l’embauche d’un nouveau directeur coûte en moyenne 45 000 $.Susan Herman, Hiring Right : A Practical Guide (Thousand Oaks, CA : Sage, 1993), xv. Si ce chiffre peut sembler exagéré, il faut tenir compte des éléments suivants qui contribuent à ce coût :
- Du temps pour examiner les CV
- Temps consacré aux entretiens avec les candidats
- Frais d’entretien pour les candidats
- Frais de déplacement éventuels pour le nouvel employé ou le recruteur
- Frais de réinstallation éventuels pour le nouvel employé
- Tenue de livres supplémentaires, paie, 401(k), etc.
- Tenue de dossiers supplémentaires pour les agences gouvernementales
- Augmentation des coûts de l’assurance chômage
- Coûts liés au manque de productivité pendant que le nouvel employé se met au travail.
L’embauche étant très coûteuse, il est important de bien faire les choses. Tout d’abord, les CV sont examinés et les personnes qui correspondent le mieux aux compétences recherchées sont sélectionnées pour des entretiens. De nombreuses entreprises procèdent d’abord à des entretiens téléphoniques afin de réduire le nombre de candidats. Le responsable RH est généralement chargé d’organiser les entretiens et de déterminer le calendrier des entretiens pour un candidat donné. En général, plus le poste est élevé, plus le processus d’entretien est long, pouvant aller jusqu’à huit semaines.
Après les entretiens, il peut y avoir des vérifications de références, des vérifications d’antécédents ou des tests qui devront être effectués avant qu’une offre ne soit faite au nouvel employé. Les responsables RH sont généralement chargés de cet aspect. Une fois que le candidat a satisfait à tous les critères, le responsable RH propose le poste à la personne sélectionnée. À ce stade, le salaire, les avantages sociaux et les vacances peuvent être négociés. La rémunération est l’étape suivante de la gestion des RH.
Déterminer la rémunération
Ce que vous décidez de payer aux gens est beaucoup plus difficile qu’il n’y paraît. Cette question est traitée plus en détail dans la section 6 « Rémunération et avantages ». Il faut élaborer des systèmes de rémunération qui motivent les employés et incarnent l’équité envers tous ceux qui travaillent dans l’organisation. Cependant, les organisations ne peuvent pas offrir tous les avantages et bénéfices parce que les budgets ont toujours des contraintes. Même les agences gouvernementales doivent se préoccuper de la rémunération dans le cadre de leur plan RH. Par exemple, en 2011, l’Illinois State University a accordé des augmentations de salaire de 3 % à l’ensemble du corps professoral, malgré les coupes budgétaires de l’État dans d’autres domaines. Ils ont raisonné que l’augmentation de salaire était nécessaire en raison de la nature compétitive de l’embauche et de la rétention du corps professoral et du personnel. Le président de l’université a déclaré : « Nos employés ont eu une très bonne année et nous espérons que cette augmentation est un bon coup de pouce qui maintiendra notre moral élevé.
Figure 2.4. La détermination des systèmes de rémunération est un exercice d’équilibre. La rémunération doit être suffisamment élevée pour motiver les employés actuels et en attirer de nouveaux, mais pas trop pour ne pas grever le budget. © Thinkstock
Le processus de détermination du bon salaire pour le bon emploi peut avoir de nombreuses variables, en plus de maintenir un bon moral. Tout d’abord, comme nous l’avons déjà évoqué, le cycle de vie de l’entreprise peut déterminer la stratégie de rémunération de l’entreprise. L’offre et la demande de ces compétences sur le marché, dans l’économie, dans la région ou dans la zone où se trouve l’entreprise est un facteur déterminant de la stratégie de rémunération. Par exemple, une entreprise opérant à Seattle peut payer plus cher pour le même poste que sa division située à Missoula, dans le Montana, car le coût de la vie est plus élevé à Seattle. Le responsable RH fait toujours des recherches pour s’assurer que la rémunération est juste et correspond à la valeur du marché. Dans la section 6 « Rémunération et avantages », nous examinons plus en détail les différents systèmes de rémunération, les avantages et les primes qui peuvent être proposés. Pour de nombreuses organisations, la formation est un avantage. Les employés peuvent développer leurs compétences tout en étant payés pour cela. La formation est l’étape suivante du processus de planification des RH.
Développer la formation
Une fois que nous avons planifié notre dotation en personnel, recruté des personnes, sélectionné des employés, puis les avons rémunérés, nous voulons nous assurer que nos nouveaux employés réussissent. La formation est traitée plus en détail à la section 8. L’une des façons d’assurer le succès est de former nos employés dans trois domaines principaux :
- La culture d’entreprise. La culture d’entreprise est la façon dont l’organisation fait les choses. Chaque entreprise fait les choses un peu différemment, et en comprenant la culture d’entreprise, l’employé sera prêt à réussir. Ce type de formation est généralement dispensé lors d’une orientation, lorsqu’un employé est embauché pour la première fois. Les sujets abordés peuvent inclure la manière de demander des congés, les codes vestimentaires et les processus.
- Les compétences requises pour le poste. Si vous travaillez pour un magasin de détail, vos employés doivent savoir comment utiliser la caisse enregistreuse. Si vous avez du personnel de vente, il doit avoir une connaissance des produits pour faire son travail. Si votre entreprise utilise un logiciel particulier, une formation est nécessaire dans ce domaine.
- Compétences en matière de relations humaines. Il s’agit de compétences non spécifiques à un emploi dont vos employés ont besoin non seulement pour faire leur travail, mais aussi pour en faire des employés performants dans l’ensemble. Les compétences nécessaires comprennent les aptitudes à la communication et les entretiens avec les employés potentiels.
Effectuer une évaluation des performances
La dernière chose qu’un responsable RH doit planifier est l’évaluation des performances. Bien que nous abordions l’évaluation des performances de manière plus détaillée dans la section 11 « Évaluation des employés », il convient de la mentionner ici, car elle fait partie du plan stratégique. L’évaluation des performances est une méthode qui permet de mesurer les performances professionnelles. L’évaluation des performances peut porter de nombreux noms différents, tels que les suivants :
- Évaluation des employés
- Examen des performances
- Examen à 360
- Examen du développement de carrière
Quel que soit leur nom, ces évaluations peuvent être très utiles pour motiver et récompenser les employés. L’évaluation des performances comprend des paramètres sur lesquels l’employé est mesuré. Ces paramètres doivent être basés sur la description du poste, tous deux élaborés par le responsable RH. Différents types de systèmes d’évaluation peuvent être utilisés, et c’est généralement au responsable RH qu’il incombe de les mettre au point, ainsi que les formulaires d’évaluation des employés. Le responsable RH veille également à ce que chaque responsable de l’organisation soit formé à la manière de remplir les formulaires d’évaluation, mais surtout à la manière de discuter des performances professionnelles avec l’employé. Ensuite, le responsable RH suit les dates d’échéance des évaluations de performance et envoie des courriels à ces responsables pour leur faire savoir qu’il est presque temps de rédiger une évaluation.
La communication est la clé de l’évaluation des performances
La communication est impérative dans tout lieu de travail, mais surtout lorsqu’il s’agit de donner et de recevoir une évaluation de performance.
COMPRÉHENSIONS CLÉS
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