Le droit et le recrutement
OBJECTIF DE FORMATION
|
L’une des parties les plus importantes de la GRH est de connaître et d’appliquer la loi dans toutes les activités que le département RH gère. En ce qui concerne plus particulièrement les processus d’embauche, la loi est très claire sur un recrutement équitable qui inclut toutes les personnes qui postulent à un emploi. Les lois dont il est question ici s’appliquent spécifiquement au recrutement de nouveaux employés.
Loi sur la réforme et le contrôle de l’immigration
L’Immigration Reform and Control Act (IRCA) a été adopté par le Congrès en 1986. Cette loi oblige les employeurs à attester du statut d’immigration de leurs employés. Elle rend également illégal l’embauche ou le recrutement d’immigrants illégaux. L’objectif de cette loi est de préserver les emplois pour ceux qui ont des documents légaux pour travailler aux États-Unis. Les implications pour les ressources humaines se situent au niveau du processus de recrutement, car avant d’engager les employés dans le processus de sélection (entretiens, par exemple), il est important de savoir s’ils sont autorisés à travailler aux États-Unis. C’est pourquoi de nombreux formulaires de candidature demandent : « Pouvez-vous légalement travailler aux États-Unis ? » Traiter avec l’IRCA est toutefois un exercice d’équilibriste, car les organisations ne peuvent pas discriminer les étrangers légaux qui cherchent à travailler aux États-Unis.
L’IRCA concerne non seulement les travailleurs que vous embauchez, mais aussi les sous-traitants. Dans une situation de sous-traitance (par exemple, votre organisation engage une entreprise extérieure pour nettoyer le bâtiment après les heures de travail), votre organisation peut toujours être tenue responsable s’il est déterminé que votre organisation exerce un contrôle sur la manière et le moment où les sous-traitants effectuent leur travail. En 2005, des employés de conciergerie sans papiers ont intenté un procès à Walmart, arguant que la société contractante pour laquelle ils travaillaient ne leur versait pas le salaire minimum. Étant donné que le détaillant contrôlait de nombreux détails de leur travail, Walmart a été considéré comme un co-employeur et, par conséquent, Walmart a été tenu responsable non seulement des arriérés de salaire mais aussi du fait que son sous-traitant avait embauché des travailleurs sans papiers.
Les professionnels des RH doivent vérifier à la fois l’identité et l’éligibilité à l’emploi de tous les employés, même s’il s’agit d’employés temporaires. Le formulaire INS I-9 (Employment Eligibility Verification) est le formulaire de déclaration qui permet de déterminer l’identité et le statut légal d’un travailleur.
Si un audit est effectué dans votre entreprise, vous serez tenu de montrer les formulaires I-9 pour tous vos travailleurs. Si un employeur embauche des travailleurs temporaires, il est important de gérer les données relatives aux dates d’expiration des visas de travail, afin de garantir la conformité. Les organisations qui embauchent des travailleurs illégaux peuvent être pénalisées de 100 à 1 000 dollars par embauche. Il existe une solution logicielle pour la gestion de ce processus, telle que HR Data Manager. Une fois que toutes les données relatives aux travailleurs sont saisies, le gestionnaire reçoit des rappels si les visas d’autorisation de travail sont sur le point d’expirer. Les employeurs sont tenus de faire remplir à l’employé le formulaire I-9 lors de son premier jour de travail, et la deuxième section doit être remplie dans les trois jours suivant le premier jour de travail. Les documents doivent être conservés dans les dossiers trois ans après la date d’embauche ou pendant un an après le licenciement. Certains États exigent toutefois que le formulaire I-9 soit conservé dans les dossiers aussi longtemps que la personne est employée par l’organisation.
En 2010, de nouvelles règles concernant le stockage électronique des formulaires ont été élaborées. Le ministère américain de la sécurité intérieure a déclaré que les employés peuvent faire signer et stocker ces formulaires par voie électronique.
Figure 4.4
Le formulaire I-9 doit être rempli par la direction dans les trois jours suivant l’embauche et être conservé pendant au moins trois ans, mais dans certains États, il doit être conservé dans les dossiers pendant toute la durée de l’emploi.
Patriot Act
En réponse aux attaques terroristes du 11 septembre 2001 contre les États-Unis, le Patriot Act a été signé, introduisant des changements législatifs visant à renforcer la capacité du gouvernement fédéral à mener des enquêtes et des activités de surveillance nationales et internationales. En conséquence, les employeurs ont dû mettre en place de nouvelles procédures pour préserver le droit à la vie privée des employés tout en créant un système permettant de divulguer les informations demandées par le gouvernement.
La loi a également modifié l’Electronic Communications Privacy Act, permettant au gouvernement fédéral d’accéder plus facilement aux communications électroniques. Par exemple, seul un mandat de perquisition est nécessaire pour que le gouvernement puisse accéder aux messages vocaux et aux messages électroniques.
La loi a également modifié le Foreign Intelligence Surveillance Act. Le gouvernement est autorisé à visionner les communications si un employé est soupçonné de terrorisme, et le gouvernement n’est pas tenu de révéler cette surveillance à l’employeur.
Il est prudent que les professionnels et les responsables des RH informent les employés potentiels de ces nouvelles exigences, avant le début du processus d’embauche.
Ensemble de lois sur l’EEO
Nous abordons les lois sur l’égalité des chances en matière d’emploi (EEO) au chapitre 3. Elles méritent d’être mentionnées à nouveau ici en relation avec le processus de recrutement. La Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) est une agence fédérale chargée de faire appliquer les lois fédérales sur la discrimination en matière d’emploi. Bien qu’il existe des restrictions quant au type d’entreprise couvert (entreprises comptant au moins quinze employés), l’EEOC exige la collecte de données et enquête sur les plaintes pour discrimination, là encore, pour les organisations comptant plus de quinze employés.
En vertu de la loi EEO relative au processus de recrutement, les employeurs ne peuvent pratiquer de discrimination fondée sur l’âge (quarante ans ou plus), le handicap, les informations génétiques, l’origine nationale, le sexe, la grossesse, la race et la religion. Dans une offre d’emploi, les organisations ont généralement une déclaration relative à l’EEO. En voici quelques exemples :
- (Nom de l’entreprise) s’engage pleinement à respecter l’égalité des chances en matière d’emploi et à attirer, retenir, développer et promouvoir les employés les plus qualifiés, sans tenir compte de leur race, de leur sexe, de leur couleur, de leur religion, de leur orientation sexuelle, de leur origine nationale, de leur âge, de leur handicap physique ou mental, de leur statut de citoyen, de leur statut d’ancien combattant ou de toute autre caractéristique interdite par la législation nationale ou locale. Nous nous engageons à fournir un environnement de travail exempt de discrimination et de harcèlement, et où les employés sont traités avec respect et dignité.
- (Nom de l’entreprise) ne pratique pas de discrimination illégale fondée sur la race, la couleur, la religion, l’origine nationale, l’âge, la taille, le poids, l’état civil, la situation familiale, le handicap, l’orientation sexuelle ou le statut d’ancien combattant en matière d’emploi ou de prestation de services, et fournit, sur demande, des aménagements raisonnables, y compris des aides et des services auxiliaires nécessaires pour offrir aux personnes handicapées une chance égale de participer à tous les programmes et activités.
- La politique de (nom du collège), en pleine conformité avec la loi, est de ne pas faire de discrimination en matière d’emploi, d’admission des étudiants et de services aux étudiants sur la base de la race, de la couleur, de la religion, de l’âge, de l’affiliation ou des croyances politiques, du sexe, de l’origine nationale, de l’ascendance, du handicap, du lieu de naissance, du certificat de développement de l’éducation générale (GED), de l’état civil, de l’orientation sexuelle, de l’identité ou de l’expression sexuelle, du statut d’ancien combattant ou de toute autre classification protégée par la loi. (Nom du collège) reconnaît sa responsabilité de promouvoir les principes d’égalité des chances en matière d’emploi, d’admission des étudiants et de services aux étudiants, en prenant des mesures actives pour recruter des minorités et des femmes.
- (Nom de l’entreprise) ne pratiquera pas de discrimination ni de harcèlement à l’encontre d’un employé ou d’un candidat à l’emploi sur la base de la race, de la couleur, de la croyance, de la religion, de l’origine nationale, du sexe, de l’orientation sexuelle, du handicap, de l’âge, de l’état civil ou de la situation au regard de l’aide publique. (Nom de l’entreprise) prendra des mesures positives pour s’assurer que toutes les pratiques sont exemptes d’une telle discrimination. Ces pratiques en matière d’emploi comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants : l’embauche, la promotion, la rétrogradation, le transfert, le recrutement ou la publicité pour le recrutement, la sélection, la mise à pied, les mesures disciplinaires, le licenciement, les taux de rémunération ou autres formes de compensation et la sélection pour la formation.
Outre l’inclusion de la politique EEO dans l’offre d’emploi, les RH sont tenues d’afficher des avis sur les politiques EEOC dans un endroit visible de l’environnement de travail (comme la salle de repos).
Bien que les lois de l’EEOC en matière d’embauche soient claires sur la discrimination, une exception peut se produire, appelée qualification professionnelle justifiée (BFOQ). Il s’agit d’une qualité ou d’un attribut qui est raisonnablement nécessaire au fonctionnement normal de l’entreprise et qui peut être utilisé pour évaluer les candidats. Pour obtenir une exception au titre des BFOQ, une entreprise doit prouver qu’une personne donnée ne pourrait pas remplir les fonctions du poste pour des raisons de sexe, d’âge, de religion, de handicap et d’origine nationale. Voici quelques exemples d’exceptions aux BFOQ :
- Une école privée religieuse peut exiger qu’un membre du corps enseignant soit de la même confession.
- La retraite obligatoire est exigée pour les pilotes de ligne à un certain âge.
- Un magasin de vêtements qui vend des vêtements masculins est autorisé à n’engager que des mannequins masculins.
- Si l’essence d’un restaurant repose sur un sexe plutôt qu’un autre (par exemple, Hooters), il peut ne pas être tenu d’embaucher des serveurs masculins.
Cependant, de nombreux arguments en faveur de la BFOQ ne seraient pas considérés comme valables. Par exemple, la race n’a jamais été une BFOQ, pas plus que le fait que les clients aient une préférence pour un sexe particulier. De manière générale, lors du processus de recrutement et de la rédaction des descriptions de poste, supposer qu’une BFOQ s’applique peut être une erreur. Il serait prudent de demander un avis juridique avant de rédiger une description de poste.
D’autres aspects à prendre en compte lors de l’élaboration de la description de poste sont l’impact disparate et le traitement disparate. Ce sont les deux façons de classer les cas de discrimination en matière d’emploi. L’impact disparate se produit lorsqu’une organisation pratique une discrimination par le biais d’un processus, affectant un groupe protégé dans son ensemble, plutôt que d’avoir l’intention consciente de discriminer. Voici quelques exemples d’impact disparate :
- L’exigence d’un diplôme d’études secondaires, qui n’est peut-être pas important pour l’emploi, pourrait constituer une discrimination à l’égard de groupes raciaux.
- Une exigence de taille, qui pourrait limiter la capacité des femmes ou des personnes de certaines races à postuler pour le poste.
- des tests écrits qui n’ont pas de rapport direct avec le poste à pourvoir
- l’octroi d’augmentations de salaire sur la base, par exemple, d’une expérience de moins de cinq ans, ce qui pourrait constituer une discrimination à l’égard des personnes de plus de quarante ans.
Le traitement discriminatoire, lorsqu’une personne est intentionnellement traitée différemment d’une autre, n’a pas nécessairement d’impact sur le groupe protégé dans son ensemble, comme dans le cas de l’impact disparate. Le défi dans ces cas est de déterminer si une personne a été traitée différemment en raison de sa race ou de son sexe ou s’il y avait une autre raison à ce traitement différent. En voici deux exemples :
- Un homme et une femme manquent le travail, la femme est licenciée mais pas l’homme.
- Une entreprise n’embauche pas de personnes d’une certaine race ou d’un certain sexe, sans un BFOQ.
COMPRÉHENSIONS CLÉS
|