Étapes à suivre pour la formation d’un employé
OBJECTIF DE FORMATION
|
Toute entreprise efficace met en place une formation pour s’assurer que ses employés sont capables d’accomplir leur travail. Au cours du processus de recrutement et de sélection, la bonne personne doit être embauchée dès le départ. Mais même la bonne personne peut avoir besoin d’une formation sur les méthodes de travail de votre entreprise. Un manque de formation peut entraîner une perte de productivité, une perte de clients et de mauvaises relations entre les employés et les responsables. Il peut également entraîner une insatisfaction, ce qui se traduit par des problèmes de rétention et un taux de rotation élevé. Tout cela finit par représenter des coûts directs pour l’organisation. En fait, une étude réalisée par l’American Society for Training and Development (ASTD) a révélé que 41 % des employés des entreprises où la formation est médiocre prévoyaient de partir dans l’année, alors que dans les entreprises où la formation est excellente, seuls 12 % prévoyaient de partir. Pour réduire certains coûts associés à l’absence de formation ou à la sous-formation, le développement de programmes de formation peut aider à réduire une partie du risque. C’est ce dont il sera question dans ce chapitre.
Pour une formation efficace des employés, il y a quatre étapes qui se déroulent généralement. Tout d’abord, le nouvel employé passe par une séance d’orientation, puis il reçoit une formation interne sur les domaines spécifiques à son poste. Ensuite, l’employé doit se voir attribuer un mentor, puis, à mesure qu’il se sent plus à l’aise dans ses fonctions, il peut suivre une formation externe. La formation et le développement des employés sont le processus qui consiste à aider les employés à développer leurs compétences, connaissances et aptitudes personnelles et organisationnelles.
Orientation des employés
La première étape de la formation est l’orientation des employés. L’orientation des employés est le processus utilisé pour accueillir un nouvel employé dans l’organisation. L’importance de l’orientation des employés est double. Tout d’abord, l’objectif est de permettre aux employés de comprendre les politiques de l’entreprise et d’apprendre comment leur travail spécifique s’inscrit dans le contexte général. L’orientation des employés implique généralement de remplir des documents administratifs tels que les formulaires I-9 et les formulaires du programme 401(k).
Les objectifs d’une orientation sont les suivants :
- Réduire les coûts de démarrage. Si l’orientation est bien faite, elle peut aider l’employé à se familiariser avec les diverses politiques et procédures, afin qu’il puisse commencer à travailler immédiatement. Cela peut également être un moyen de s’assurer que tous les documents d’embauche sont remplis correctement, afin que l’employé soit payé à temps.
- Réduire l’anxiété. Commencer un nouvel emploi peut être stressant. L’un des objectifs d’une orientation est de réduire le stress et l’anxiété que les gens ressentent lorsqu’ils se retrouvent dans une situation inconnue.
- Réduire la rotation du personnel. Le roulement du personnel a tendance à être plus élevé lorsque les employés ne se sentent pas valorisés ou ne disposent pas des outils nécessaires à leur performance. Une orientation des employés peut montrer que l’organisation valorise l’employé et lui fournit les outils nécessaires à une entrée réussie.
- Faire gagner du temps au superviseur et aux collègues. Une orientation bien faite fait en sorte que l’employé soit mieux préparé, ce qui signifie moins de temps à passer à l’enseigner.
- Pour fixer les attentes et les attitudes. Si les employés savent dès le départ quelles sont les attentes, ils ont tendance à être plus performants. De même, si les employés apprennent les valeurs et les attitudes de l’organisation dès le début, ils ont plus de chances de réussir dans l’entreprise.
Certaines entreprises utilisent l’orientation des employés comme un moyen de leur présenter non seulement les politiques et procédures de l’entreprise, mais aussi le personnel. Pour un exemple de programme d’orientation pour la journée, voir la figure 8.1.
Figure 8.1. Certaines entreprises ont des orientations très spécifiques, avec une variété de personnes fournissant des informations aux nouvelles recrues. Cela peut créer un environnement accueillant, en plus de donner à l’employé les informations dont il a besoin. Voici un exemple d’une telle orientation. Source : Exemple d’horaire offert par le Louis Stokes Cleveland VA Medical Center.
Formation en entreprise
Les programmes de formation interne sont des opportunités d’apprentissage développées par l’organisation dans laquelle ils sont utilisés. Il s’agit généralement de la deuxième étape du processus de formation et elle est souvent continue. Les programmes de formation interne peuvent être une formation liée à un travail spécifique, comme l’utilisation d’un type de logiciel particulier. Dans un environnement de production, la formation interne peut consister à apprendre à un employé comment utiliser un type particulier de machine.
De nombreuses entreprises proposent également des formations internes sur divers sujets liés aux RH, ce qui signifie qu’elles ne doivent pas toujours être liées à un emploi spécifique. Voici quelques exemples de formation interne :
- Formation à l’éthique
- Formation sur le harcèlement sexuel
- Formation multiculturelle
- Formation en communication
- Formation au management
- Formation au service à la clientèle
- Utilisation d’équipements spéciaux
- Formation à l’exécution du travail proprement dit
- Formation aux compétences de base
Comme vous pouvez le constater à la lecture de la liste des sujets, les RH peuvent parfois créer et dispenser cette formation, mais c’est souvent un superviseur ou un manager qui la dispense.
Mentorat
Une fois que l’employé a suivi l’orientation et la formation interne, les entreprises voient l’intérêt d’offrir des possibilités de mentorat comme prochaine étape de la formation. Parfois, un mentor peut être désigné pendant la formation interne. Un mentor est un conseiller expérimenté et de confiance qui s’investit directement dans le développement d’un employé. Il peut s’agir d’un superviseur, mais il s’agit souvent d’un collègue qui a l’expérience et la personnalité nécessaires pour guider quelqu’un dans ses démarches. Bien que le mentorat puisse se produire de manière informelle, un programme de mentorat peut contribuer à garantir que le nouvel employé se sente non seulement bien accueilli, mais qu’il soit jumelé à quelqu’un qui connaît déjà les ficelles du métier et qui peut l’aider à surmonter les difficultés rencontrées sur le lieu de travail.
Pour fonctionner efficacement, un programme de mentorat doit faire partie de la culture de l’entreprise ; en d’autres termes, les nouveaux mentors doivent recevoir une formation interne pour être mentor. Les mentors sont sélectionnés en fonction de leur expérience, de leur volonté et de leur personnalité. La division Chaîne d’approvisionnement intégrée d’IBM, par exemple, a mis en œuvre avec succès un programme de mentorat. La division compte 19 000 employés et la moitié des revenus d’IBM, ce qui rend la gestion d’un programme de mentorat difficile. Cependant, les mentors potentiels sont formés et placés dans une base de données où les nouveaux employés peuvent rechercher les attributs et les forces des mentors et choisir la personne qui répond le mieux à leurs besoins. Ensuite, le mentor et le mentoré travaillent ensemble au développement du nouvel employé. « Nous considérons qu’il s’agit d’une pratique exemplaire », déclare Patricia Lewis-Burton, vice-présidente des ressources humaines de la division de la chaîne d’approvisionnement intégrée. « Nous le considérons comme quelque chose qui n’est pas laissé aux seules ressources humaines. En fait, le programme fait partie intégrante de la façon dont notre groupe mène ses activités.
Figure 8.2. On parle de formation interne lorsqu’une personne de l’entreprise délivre les informations de formation, tandis que la formation externe est généralement dispensée par une personne qui ne travaille pas pour l’entreprise et qui n’est pas physiquement sur place.© Thinkstock.
Certaines entreprises ont recours à des programmes de mentorat à court terme parce qu’elles estiment que la formation d’autres employés par des employés est précieuse pour toutes les parties concernées. Starbucks, par exemple, utilise cette approche. Lorsqu’elle ouvre un nouveau magasin sur un nouveau marché, une équipe de directeurs de magasin et de baristas expérimentés est envoyée des magasins existants vers les nouveaux magasins pour diriger les efforts d’ouverture, y compris la formation des nouveaux employés.
Formation externe
La formation externe comprend tout type de formation qui n’est pas dispensée en interne. Il s’agit généralement de la dernière étape de la formation, et elle peut être continue. Elle peut consister à envoyer un employé à un séminaire pour l’aider à développer ses compétences en matière de leadership ou à payer les frais de scolarité d’un employé qui souhaite suivre un cours de marketing. Pour devenir un technicien automobile Ford, par exemple, vous devez suivre le programme Ford ASSET, qui est un partenariat entre Ford Motor Company, les concessionnaires Ford et certaines écoles techniques.
COMPRÉHENSIONS CLÉS
|