Compléter et réaliser l’évaluation

OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

Être capable de discuter des meilleures pratiques en matière de planification de l’évaluation des performances.
Être capable de rédiger un plan d’amélioration pour un employé.

Jusqu’à présent, nous avons discuté de la nécessité de fournir un feedback formel aux employés par le biais d’un système d’évaluation systématique des performances. Nous avons souligné l’importance de veiller à ce que le professionnel RH sache à quelle fréquence les évaluations de performance doivent être effectuées et si elles sont liées à des augmentations de salaire.

L’étape suivante consiste à s’assurer que vous connaissez les objectifs de l’évaluation des performances ; par exemple, l’objectif est-il d’améliorer les performances et d’identifier des personnes pour la planification de la relève ? Vous déterminerez ensuite la source des données d’évaluation des performances, puis vous créerez des critères et des échelles de notation qui se rapportent directement à la description du poste de l’employé. Une fois cela fait, le bon fonctionnement du système d’évaluation des performances dépend en grande partie du professionnel des RH qui doit mettre en œuvre et communiquer le système aux managers et aux employés. Ce sera l’objet principal de notre prochaine section.

Meilleures pratiques en matière d’évaluation des performances

Les éléments les plus importants à retenir lors de l’élaboration d’un système d’évaluation des performances sont les suivants :

Veillez à ce que l’évaluation ait un rapport direct avec l’emploi. Envisagez d’élaborer des critères spécifiques pour chaque poste, sur la base des spécifications et de la description de chaque poste.
Faites participer les managers à l’élaboration du processus. Recueillez leurs commentaires pour obtenir leur adhésion au processus.
Envisagez d’impliquer l’employé dans le processus en lui demandant de remplir une auto-évaluation.
Utilisez une variété de méthodes pour noter et évaluer l’employé.
Évitez les préjugés en normalisant les systèmes d’évaluation des performances pour chaque poste.
Donnez un retour sur les performances tout au long de l’année, et pas seulement pendant les périodes d’évaluation des performances.
Assurez-vous que les objectifs de l’évaluation des performances sont liés aux objectifs de l’organisation et du service.
Assurez-vous que les critères d’évaluation des performances sont également liés aux objectifs de l’organisation, pour une approche stratégique de la GRH.
Revoyez souvent l’évaluation pour chaque titre de poste, car les postes et les attentes changent.

Figure 11.6 Meilleures pratiques dans les systèmes d’évaluation de la performance

Comme vous pouvez le voir dans la figure 11.7 « Système d’évaluation des performances », l’aspect évaluation des performances n’est qu’une partie du processus global. Nous pouvons appeler cela un système d’examen des performances. La première étape du processus consiste à fixer des objectifs avec l’employé. Il peut s’agir de montrer à l’employé ses critères d’évaluation des performances ou de s’asseoir avec lui pour élaborer des objectifs de rendement. L’idée de base est que l’employé doit connaître les attentes et la manière dont ses performances professionnelles seront évaluées.

Le suivi constant, le retour d’information et le coaching constituent l’étape suivante. En veillant à ce que l’employé sache ce qu’il fait bien et ce qu’il ne fait pas bien d’une manière plus informelle, on obtient un employé plus productif.

Vient ensuite, bien sûr, le processus formel d’évaluation des performances. Le choix des critères, de l’échelle de notation et de la source de l’évaluation sont des étapes que nous avons déjà abordées. L’étape suivante consiste à travailler avec l’employé pour élaborer des plans d’amélioration (si nécessaire) et offrir des récompenses en cas d’excellentes performances. Le processus recommence alors, en fixant de nouveaux objectifs avec l’employé.

Figure 11.7 Système d’évaluation des performances

Formation des managers et des employés

En tant que professionnels des RH, nous connaissons l’importance des systèmes d’évaluation des performances pour le développement des employés, mais cela n’est pas toujours évident pour les managers avec lesquels nous travaillons au quotidien. Il est de notre devoir d’éduquer les managers et les employés sur les normes à respecter pour remplir les formulaires d’évaluation des performances, ainsi que de les former sur la manière de remplir les documents nécessaires (critères et notes), de développer des plans d’amélioration si nécessaire, et de mener l’entretien d’évaluation des performances.

Commentaires des employés

Cette vidéo donne d’excellents conseils sur la manière de fournir un retour d’information aux employés pendant le processus d’évaluation des performances.(cliquez pour voir la vidéo)

Tout d’abord, après avoir développé le nouveau système d’évaluation des performances (ou ajusté un ancien système), envisagez de proposer une formation sur la manière de l’utiliser efficacement. La formation, si elle est nécessaire, peut faire gagner du temps par la suite et rendre le processus plus valable. Ce que nous voulons éviter, c’est de donner l’impression que le processus d’évaluation des performances est « juste une chose de plus » à faire pour les managers. Montrez la valeur du système dans votre formation ou, mieux encore, faites participer les managers à l’élaboration du processus pour commencer.

Il faut établir des normes pour les gestionnaires qui remplissent les évaluations et les critères de rendement. L’avantage de cette démarche est la précision des données et la limitation des biais possibles. Considérez ces « règles de base » pour vous assurer que les informations sont similaires, quel que soit le manager qui rédige l’évaluation :

N’utilisez que des informations factuelles et évitez les opinions ou les perceptions.
Pour chaque section, les commentaires doivent être d’au moins deux phrases, et des exemples de comportement de l’employé doivent être fournis.
Les évaluations doivent être complètes et communiquées à l’employé avant la date limite.
Faites des messages clairs et directs.
Concentrez-vous sur les comportements observables.

Une fois que vos managers sont formés, qu’ils comprennent comment remplir les formulaires et qu’ils sont à l’aise avec les règles de base associées au processus, nous pouvons les coacher sur la manière de se préparer aux évaluations de performance. Par exemple, voici les étapes que vous pourriez discuter avec vos gestionnaires qui effectuent les évaluations de rendement :

Examinez la dernière évaluation du rendement de l’employé. Notez les objectifs de la période d’évaluation précédente.
Examinez le dossier de l’employé et parlez avec d’autres managers qui sont en contact avec cette personne. En d’autres termes, recueillez des données sur les performances.
Remplissez les formulaires nécessaires pour l’évaluation de cet employé. Notez les points que vous souhaitez aborder lors de l’entretien d’évaluation avec l’employé.
Si votre organisation fonde les augmentations de salaire sur l’évaluation des performances, sachez quelle augmentation vous êtes en mesure d’offrir à l’employé.
Rédigez des plans d’amélioration si nécessaire.
Fixez une date et une heure avec l’employé.

La plupart des gens sont nerveux à l’idée de donner et de recevoir des évaluations de performance. Une façon de limiter cette appréhension est de montrer à l’employé l’évaluation écrite avant l’entretien, afin qu’il sache à quoi s’attendre. Pour que la conversation reste bidirectionnelle, de nombreuses organisations demandent à l’employé de remplir la même évaluation, et les réponses de l’employé et du manager sont comparées et discutées lors de l’entretien. Lorsque le manager rencontre l’employé pour discuter de l’évaluation des performances, il doit être clair, direct et précis sur les points positifs et les points faibles. Le manager doit également discuter des objectifs pour la période à venir, ainsi que de toute augmentation de salaire ou de tout plan d’amélioration résultant de l’évaluation. Le manager doit également être prêt à répondre aux questions, aux préoccupations et aux raisons pour lesquelles l’employé n’est pas en mesure de satisfaire aux normes de performance.

Les plans d’amélioration ne doivent pas être punitifs, mais l’objectif d’un plan d’amélioration doit être d’aider l’employé à réussir. Les plans d’amélioration sont abordés dans la section 7 « Maintien en poste et motivation ». L’accompagnement et le développement doivent se faire tout au long du mandat de l’employé, et celui-ci doit savoir avant l’évaluation des performances si les attentes ne sont pas satisfaites. De cette façon, l’introduction d’un plan d’amélioration n’est pas une surprise. Le plan d’amélioration d’un employé comporte six éléments principaux :

Définissez le problème.
Discutez des comportements qui devraient être modifiés, en fonction du problème.
Dressez la liste des stratégies spécifiques pour modifier le comportement.
Fixez des objectifs à court et à long terme.
Définissez un calendrier raisonnable pour les améliorations.
Fixez des dates de « check-in » pour discuter du plan d’amélioration.

Un plan d’amélioration des employés fonctionne mieux s’il est rédigé avec l’employé, afin d’obtenir une adhésion maximale. Une fois que vous avez élaboré le processus et que vos managers sont à l’aise avec celui-ci, il faut le gérer. Cette question est abordée à la section 11.3.3 « Organisation du processus d’évaluation du rendement ».

Organiser le processus d’évaluation des performances

S’il appartient à chaque manager de procéder à l’évaluation des performances de ses employés, en tant que professionnel des RH, c’est à vous qu’il revient de développer le processus (dont nous avons déjà parlé) et de le gérer. Voici quelques éléments à prendre en compte pour gérer efficacement le processus :

Fournissez à chaque responsable une description de poste pour chaque employé. La description de poste doit souligner les attentes de chaque titre de poste et fournir une base solide pour l’examen.
Fournissez à chaque responsable les documents nécessaires, tels que les critères et les feuilles d’évaluation pour chaque description de poste.
Donnez au responsable des instructions et des règles de base pour remplir les documents.
Travaillez avec le manager sur les augmentations de salaire de chaque employé, si votre organisation a décidé de lier les évaluations de performance aux augmentations de salaire.
Fournissez une aide à l’encadrement sur le développement des objectifs et les plans d’amélioration, si nécessaire.
Donnez des délais au manager pour chaque évaluation de performance qu’il est chargé de rédiger.

Figure 11.8. La simple pensée d’un examen de performance peut rendre stressée même la personne la plus confiante. © Thinkstock.

La plupart des professionnels des RH conservent une feuille de calcul ou un autre document qui répertorie tous les employés, leur responsable et les délais d’exécution des évaluations de performance. Il est ainsi plus facile de savoir à quel moment les évaluations de performance doivent être effectuées.

Bien entendu, le processus ci-dessus suppose que l’organisation n’utilise pas de logiciel pour gérer les évaluations de performance. Il existe de nombreux types de logiciels qui permettent aux professionnels des RH de gérer les responsabilités et les objectifs professionnels clés pour chaque employé de l’organisation. Ces logiciels suivent les progrès réalisés par rapport à ces objectifs et permettent au manager d’entrer des notes (dossiers d’incidents critiques) en ligne. Le logiciel peut suivre les évaluations à 360° et envoyer des rappels par e-mail lorsqu’il est temps pour un employé ou un manager de remplir les évaluations. Ce type de logiciel peut permettre un processus plus fluide et plus rationalisé. Bien sûr, comme pour tout nouveau système, la mise en place et la formation des managers et des employés à l’utilisation du système peuvent prendre du temps. Toutefois, de nombreuses organisations estiment que le temps initial consacré à la mise en place d’un logiciel ou d’un système d’évaluation des performances basé sur le Web vaut bien la facilité d’enregistrement et de suivi des objectifs de performance.

Quelle que soit la manière dont le système est géré, il doit être géré et développé en permanence pour atteindre l’objectif ultime – le développement continu des employés.

L’évaluation des performances

Ce jeu de rôle met en évidence certaines des choses à NE PAS faire lorsqu’on discute d’une évaluation de performance avec un employé.(cliquez pour voir la vidéo)

Entretiens d’évaluation des performances

Une fois que l’on a acquis une bonne compréhension du processus, il est temps de penser à la rencontre effective avec l’employé. Un processus d’évaluation du rendement peut être très détaillé et organisé, mais si la rencontre avec l’employé ne se déroule pas bien, l’objectif stratégique global des évaluations du rendement risque de ne pas être atteint. Dans son célèbre ouvrage The Appraisal Interview, Norman R. F. Maier aborde trois types de styles d’entretien d’évaluation. Le premier est l’entretien de vente et d’information. Dans ce type d’entretien, c’est le manager qui parle le plus et transmet son point de vue à l’employé. Dans le type d’entretien dire et écouter, le manager communique un retour d’information et aborde ensuite les réflexions de l’employé sur l’entretien. Dans l’entretien de résolution de problèmes, l’employé et le manager discutent des choses qui vont bien et de celles qui ne vont pas bien, ce qui peut rendre la discussion plus productive. Pour fournir le meilleur retour d’information à l’employé, considérez les points suivants :

Soyez direct et spécifique. Utilisez des exemples pour montrer où l’employé peut s’améliorer et où il dépasse les attentes, par exemple : « L’attente est de zéro accident, et vous n’avez eu aucun accident cette année. »
Ne soyez pas personnel ; comparez toujours la performance à la norme. Par exemple, au lieu de dire « Vous êtes trop lent sur la chaîne de production », dites « les attentes sont de dix unités par heure, et actuellement vous êtes à huit unités ».
N’oubliez pas qu’il s’agit d’une opportunité de développement. Par conséquent, encouragez l’employé à parler. Comprenez ce que l’employé pense faire bien et ce qu’il pense devoir améliorer.
Remerciez l’employé et évitez les critiques. Au lieu que l’entretien soit une liste de choses que l’employé ne fait pas bien (ce qui peut donner l’impression de critiquer), remerciez l’employé pour ce qu’il fait bien, et travaillez ensemble sur des plans d’action pour corriger ce que l’employé ne fait pas bien. Pensez-y comme à un effort d’équipe pour amener la performance à la norme qu’elle doit être.

Le résultat d’une évaluation de performance terminée signifie généralement qu’il y a une variété de ramifications qui peuvent se produire après l’évaluation de la performance de l’employé :

L’employé dispose désormais d’un retour écrit et documenté sur ses performances.
L’organisation dispose d’informations documentées sur les mauvaises performances, au cas où l’employé devrait être licencié.
L’employé a obtenu de bons résultats et peut prétendre à une augmentation.
L’employé a obtenu de bons résultats et pourrait être promu.
Les performances ne sont pas à la hauteur des attentes, un plan d’amélioration doit être mis en place.
L’employé n’a pas bien travaillé, les plans d’amélioration n’ont pas fonctionné (l’employé a déjà été averti), et l’employé devrait être licencié.

Dans chacun de ces cas, il est important de planifier l’entretien d’évaluation des performances à l’avance, afin de disposer de toutes les informations à communiquer à l’employé. Prenons l’exemple de Robin, une employée de Blewett Gravel à qui on a dit qu’elle faisait un excellent travail. Robin était satisfaite de l’évaluation des performances, mais lorsqu’elle a été interrogée sur les possibilités de promotion, le responsable a répondu qu’il n’y en avait pas. Cela peut dévaloriser une évaluation positive et avoir un impact sur la motivation de l’employé. Le but, bien sûr, est d’utiliser les évaluations de performance comme un outil de développement, ce qui aura un impact positif sur la motivation des employés.

Préparer et donner l’évaluation des performances

Quelques bons conseils sur la préparation de l’entretien d’évaluation des performances et sur la manière de gérer cet entretien.(cliquez pour voir la vidéo)

COMPRÉHENSIONS CLÉS

Il existe de nombreuses bonnes pratiques à prendre en compte lors du développement, de la mise en œuvre et de la gestion d’un système d’évaluation des performances. Tout d’abord, le système d’évaluation doit toujours être lié aux objectifs de l’organisation et à la description de poste de chaque employé.
L’implication des managers dans le processus peut susciter l’adhésion.
Envisagez l’utilisation d’outils d’auto-évaluation comme méthode pour créer une conversation à double sens entre le manager et l’employé.
Utilisez une variété de méthodes d’évaluation pour garantir un résultat plus impartial. Par exemple, l’utilisation d’évaluations par les pairs en conjonction avec l’auto-évaluation et l’évaluation du manager peut donner une image plus claire des performances de l’employé.
Soyez conscient de la partialité qui peut se produire avec les systèmes d’évaluation des performances.
Le feedback doit être donné tout au long de l’année, et pas seulement au moment de l’évaluation des performances.
Les objectifs d’un système d’évaluation des performances doivent être liés au plan stratégique de l’organisation, et les objectifs des employés doivent également être liés au plan stratégique de l’organisation.
Le processus de gestion des évaluations des performances doit inclure la définition des objectifs, le suivi et l’accompagnement, ainsi que le processus d’évaluation formel. Le processus d’évaluation devrait comporter des récompenses ou des plans d’amélioration si nécessaire. À la fin de la période d’évaluation, de nouveaux objectifs doivent être définis et le processus doit être recommencé.
Il incombe au professionnel RH de s’assurer que les managers et les employés sont formés au processus d’évaluation des performances.
Des normes doivent être élaborées pour remplir les évaluations des employés, afin de garantir la cohérence et d’éviter les préjugés.
Le professionnel RH peut aider les managers en leur fournissant des informations sur les meilleures pratiques à suivre pour discuter de l’évaluation avec l’employé.
Parfois, lorsque les performances ne sont pas conformes aux normes, un plan d’amélioration peut être nécessaire. Le plan d’amélioration identifie le problème, le comportement attendu et les stratégies nécessaires pour atteindre le comportement attendu. Le plan d’amélioration doit également définir des objectifs, des délais pour les atteindre et des dates de contrôle de l’état d’avancement des objectifs.
Il incombe au professionnel des RH d’organiser le processus pour l’organisation. Les RH doivent fournir au manager une formation, les documents nécessaires (tels que les critères et les descriptions de poste), des instructions, des informations sur les augmentations de salaire et un accompagnement, si le manager doit élaborer des plans d’amélioration.
Certains professionnels des RH organisent les informations relatives à l’évaluation des performances dans une feuille de calcul Excel qui répertorie tous les employés, les descriptions de poste et les dates d’échéance des évaluations des performances.
Il existe de nombreux types de logiciels disponibles pour gérer le processus. Ces logiciels peuvent gérer des processus compliqués d’évaluation à 360°, des auto-évaluations et des évaluations des managers. Certains logiciels peuvent également fournir des informations sur les échéances et même envoyer des rappels par e-mail.
Le processus d’évaluation des performances doit être constamment mis à jour et géré afin de garantir que les résultats contribuent au succès de l’organisation.
Diverses conséquences peuvent en découler, allant de l’obtention d’une augmentation de salaire à un éventuel licenciement, qui doivent être déterminées avant l’entretien d’évaluation des performances.