Sélection des logiciels
OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
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Une partie du plan de communication consiste à déterminer le type de logiciel informatique qui sera utilisé pour créer des documents, des feuilles de calcul, des diagrammes et des rapports. Le choix du logiciel est lié à la complexité du projet.
Projets simples
Les projets de base peuvent être gérés à l’aide de certaines des fonctions disponibles dans les logiciels polyvalents que l’on trouve dans la plupart des bureaux.
Traitement de texte
Même le projet le plus élémentaire générera de nombreux documents utilisant des logiciels de traitement de texte. Un plan de communication peut spécifier des normes pour ces documents afin de faciliter la création, l’édition, la combinaison, le stockage et la récupération des documents. Les normes relatives aux documents comprennent les éléments suivants :
- Spécifier le format du fichier
- Utilisation de modèles pour les formulaires les plus utilisés
Format de fichier
Les logiciels de traitement de texte affichent un document sur l’écran d’un ordinateur et permettent à l’utilisateur de saisir et de modifier du texte. Lorsque le fichier est enregistré sur un périphérique de stockage, le texte et tous les différents formats tels que la police et la taille de la police sont convertis en un code pour un stockage efficace. Ce code varie d’un programme de traitement de texte à l’autre et même d’une version à l’autre d’un même programme.
Le programme de traitement de texte le plus courant, et de loin, est Microsoft Word (MS Word). Plusieurs versions de MS Word fonctionnent sur le système d’exploitation Windows et sur le système d’exploitation Macintosh. Les versions de MS Word antérieures à 2007 enregistrent les fichiers dans un format propriétaire. Ce format est indiqué par un point et une extension de trois lettres – .doc – qui est automatiquement attachée au fichier lorsqu’il est enregistré. À partir de MS Word 2007 pour Windows et MS Word 2008 pour Macintosh, les fichiers sont enregistrés dans un format différent, indiqué par un point et une extension de quatre lettres (.docx) qui identifie le nouveau format.
Presque tous les programmes de traitement de texte ont la possibilité d’enregistrer des fichiers au format .doc, et il s’agit d’une norme courante pour les fichiers de traitement de texte. Les versions plus récentes des programmes de traitement de texte, notamment MS Word 2007 et MS Word for Mac 2008, peuvent enregistrer des fichiers dans l’ancien format .doc. MS Word 2007 comporte de nouvelles fonctionnalités, telles que la possibilité de formater les citations dans différents styles, notamment APA, MLA et Chicago, qui sont perdues lorsque le fichier est enregistré au format .doc. Les anciennes versions de MS Word peuvent être adaptées pour lire les nouveaux formats de fichiers .docx en téléchargeant et en installant un programme de compatibilité disponible gratuitement sur le site Web de Microsoft. L’affichage des extensions de fichiers de documents est masqué par défaut dans le système d’exploitation Windows. Vous pouvez les afficher en désactivant cette fonction. Des instructions sur l’affichage des extensions de fichiers sont disponibles dans le menu d’aide du système d’exploitation. Dans le système d’exploitation Windows Vista, l’option se trouve dans le Panneau de configuration, dans Apparence et personnalisation, dans Options des dossiers, dans l’onglet Affichage, sous Paramètres avancés, comme le montre la Figure 6.8 « Affichage des extensions de nom de fichier ».
Figure 6.8 Affichage des extensions de nom de fichier
Lorsqu’une liste de fichiers s’affiche dans une boîte de dialogue, choisissez l’option Détails. Sous Windows Vista, l’option Détails se trouve sur le bouton Afficher, comme le montre la Figure 6.9 « Extensions de fichiers affichées dans la vue Détails ».
Figure 6.9 Extensions de fichier affichées dans la vue détaillée
Styles
La combinaison de la mise en forme, notamment la police, la taille de la police, la couleur de la police, l’ombrage et d’autres attributs utilisés pour afficher un segment de texte et identifier son niveau d’importance, s’appelle un style. On peut donner un nom à un style et l’appliquer de manière répétée à différentes parties d’un document. Des styles prédéfinis sont disponibles dans MS Word 2007 sur le ruban, dans l’onglet Accueil, dans le groupe Styles, comme le montre la figure 6.10 « Choix de styles ». Les utilisateurs peuvent définir leurs propres styles et leur donner des noms. Certaines organisations préfèrent que tous leurs documents aient des polices et des styles similaires pour les titres, le corps du texte et les légendes des figures.
Figure 6.10 Choix de style
Grandes lignes
Le plan d’un document se compose de titres et de sous-titres, et il est utile pour organiser ou réorganiser un document. Le groupe Styles de MS Word 2007 comprend des styles prédéfinis pour neuf niveaux de rubriques. Outre l’utilisation de polices différentes, un niveau d’importance est attribué à chaque titre. Un document qui utilise des titres avec des niveaux attribués peut être visualisé dans la vue Outline, comme le plan du livre illustré à la figure 6.11 « Vue Outline dans MS Word 2007 ». Dans cette vue, le niveau de détail affiché dans le plan est sélectionné pour afficher les deux premiers niveaux du plan. Les titres et le texte masqué associé à chaque titre peuvent être déplacés en sélectionnant et en faisant glisser les titres d’un endroit à l’autre du plan.
Figure 6.11 Vue des grandes lignes dans MS Word 2007
Modèles
Si un type particulier de document est appelé à être utilisé de manière répétée, il peut être utile de créer un document d’exemple – un modèle – formaté à l’aide des styles appropriés, avec des espaces vides ou du texte de remplacement où l’utilisateur peut insérer les informations qui décrivent une situation particulière. De nombreux modèles peuvent déjà être téléchargés sans frais supplémentaires. Par exemple, lorsqu’un nouveau document est créé dans Microsoft Word 2007, une option permet de choisir un modèle tel que le modèle de facture illustré à la figure 6.12 « Document standardisé utilisé comme modèle ».
Figure 6.12 Document normalisé utilisé comme modèle
Le modèle peut être personnalisé et utilisé de manière répétée pour tous les documents de ce type, ou l’organisation peut concevoir le sien.
Diagrammes
Les relations hiérarchiques et le déroulement du travail sont souvent décrits à l’aide de diagrammes constitués de cases reliées par des flèches. Les versions récentes des programmes de traitement de texte les plus populaires comprennent des outils de dessin qui peuvent être utilisés pour les diagrammes de base. Dans MS Word 2007, une variété de formes et de connecteurs sont disponibles dans l’onglet Insertion, dans le groupe Illustrations sur le bouton Formes, comme le montre la figure 6.13 « Menu des formes et connecteurs de diagramme dans Word 2007 ».
Figure 6.13 Menu des formes et des connecteurs de diagramme dans Word 2007
Il est possible d’utiliser des lignes et des flèches de connexion adaptables qui se redessinent automatiquement lorsque les formes sont déplacées. Cette fonctionnalité facilite les révisions rapides lorsque les formes doivent être déplacées, car les flèches de connexion n’ont pas besoin d’être redessinées.
Une fonctionnalité appelée SmartArt a été introduite dans Microsoft Office 2007. Elle offre une variété de diagrammes qui peuvent être utilisés pour afficher l’organisation et les relations à l’aide de graphiques plus sophistiqués et artistiques, comme le montre la figure 6.14 « Fonction SmartArt dans Microsoft Word ».
Figure 6.14 Fonction SmartArt dans Microsoft Word
Feuilles de calcul
Un autre logiciel couramment disponible crée une feuille de calcul – un affichage de données en lignes et en colonnes – dans laquelle les données financières ou numériques peuvent être manipulées. À l’intersection des lignes et des colonnes se trouvent des cellules dans lesquelles on peut saisir des chiffres, du texte, des dates et des formules. Les formules peuvent utiliser des valeurs trouvées dans d’autres cellules et afficher les résultats dans la cellule à la place de la formule. Si la valeur d’une cellule à laquelle la formule fait référence est modifiée, toutes les formules qui utilisent la valeur de cette cellule sont immédiatement recalculées. Cette fonction permet d’examiner rapidement plusieurs options. Les feuilles de calcul sont souvent utilisées pour gérer les données de projets simples au lieu d’une base de données dédiée ou d’un logiciel de gestion de projet.
Organiser les données en lignes et en colonnes
Si une feuille de calcul est utilisée pour stocker des données, telles qu’une liste d’activités de projet ou une liste de dépenses, il est prudent d’organiser les données d’une manière qui puisse être utilisée par un logiciel de gestion de données plus sophistiqué. La plupart des programmes de gestion des données organisent les données de manière à ce que chaque type de données soit représenté par une colonne avec une étiquette en haut et que chaque ligne contienne les données spécifiques à un type d’élément. Un ensemble de données disposées en lignes et en colonnes constitue un tableau. Par exemple, une liste de dépenses peut être organisée de manière à ce que les dépenses individuelles soient enregistrées sur chaque ligne, et que chaque colonne soit un type d’information lié aux dépenses, comme le montre la figure 6.15 « Dépenses organisées en tableau dans une feuille de calcul ».
Figure 6.15 Dépenses classées dans un tableau dans une feuille de calcul
Format de fichier
Le tableur le plus courant, et de loin, est Microsoft Excel (MS Excel). Il y a eu plusieurs versions de MS Excel qui fonctionnent sur le système d’exploitation Windows et sur le système d’exploitation Macintosh. Les versions de MS Excel antérieures à 2007 enregistrent les fichiers dans un format propriétaire. Ce format est indiqué par un point et une extension de trois lettres – .xls – qui est automatiquement attachée au fichier lorsqu’il est enregistré. À partir de MS Excel 2007 pour Windows et MS Excel 2008 pour Macintosh, les fichiers sont enregistrés dans un format différent, indiqué par un point et une extension à quatre lettres (.xlsx) qui identifie le nouveau format.
Presque tous les tableurs ont la possibilité d’enregistrer des fichiers au format .xls, et il s’agit d’une norme courante pour les fichiers de tableur. Les versions les plus récentes des tableurs, y compris MS Excel 2007 et MS Excel pour Mac 2008, peuvent enregistrer des fichiers dans l’ancien format .xls. Il existe quelques nouvelles fonctions de base dans MS Excel 2007 qui seraient perdues si les fichiers étaient enregistrés dans l’ancien format.
Utilisation d’une feuille de calcul pour gérer les données du projet
Si les données d’une feuille de calcul sont disposées en simples rangées du même type de données, elles peuvent être manipulées pour fournir des rapports pour des projets de base.
Si une ou plusieurs des colonnes d’un tableau contiennent des étiquettes, des numéros d’identification ou d’autres descriptions, ces étiquettes peuvent être utilisées pour spécifier des options de tri et de filtrage. Par exemple, si la feuille de calcul contient une liste de dépenses, les lignes de données peuvent être triées par valeur décroissante ou croissante selon l’un des types de données, comme la date d’échéance ou le montant de la dépense. L’affichage peut être restreint – filtré – pour n’afficher que les lignes qui répondent aux critères spécifiés par l’utilisateur. Par exemple, le tableau peut être filtré pour afficher les dépenses d’un service particulier qui ont été engagées entre deux dates. Cette capacité facilite la préparation des rapports d’activité et des budgets mensuels.
Dans MS Excel 2007, les options de tri et de filtrage se trouvent dans l’onglet Données, dans le groupe Tri et Filtre, sous le bouton Trier ou Filtrer. Une fois qu’un filtre est appliqué, des boutons d’option sont placés en haut de chaque colonne pour faciliter les modifications des options de tri ou de filtrage. Par exemple, la liste des dépenses présentée dans la figure précédente peut être triée par les étiquettes de la colonne Catégorie et filtrée pour n’afficher que les coûts supérieurs à 20 $, comme le montre la figure 6.16 « Tri et filtrage dans Microsoft Excel 2007 ».
Figure 6.16 Tri et filtrage dans Microsoft Excel 2007
Sous-totaux
Si l’utilisateur veut trouver un sous-total des valeurs qui appartiennent à un groupe particulier, les groupes doivent être identifiés par une étiquette dans l’une des colonnes. La recherche de sous-totaux se fait en deux étapes. Tout d’abord, le tableau est trié par cette colonne afin de rassembler toutes les lignes de chaque groupe. Ensuite, la fonction de sous-total est appliquée. Dans Excel 2007, l’option de sous-total se trouve dans l’onglet Données, dans le groupe Grandes lignes. Une boîte de dialogue permet à l’utilisateur de choisir les colonnes à sous-totaliser et les colonnes qui contiennent les étiquettes des groupes. Un sous-total est inséré sous la dernière ligne de chaque groupe, comme le montre la figure 6.17 « Utilisation des sous-totaux ».
Figure 6.17 Utilisation des sous-totaux
Dans un panneau à gauche de l’écran se trouvent des lignes et des symboles qui indiquent le niveau de détail qui est affiché. En cliquant sur les cases avec des signes moins, les lignes contenant les données peuvent être cachées, laissant les sous-totaux ou le grand total, comme le montrent les Figures 6.18 et 6.19. Cette fonction permet à un gestionnaire de visualiser très rapidement des données récapitulatives sans l’encombrement visuel des détails.
Figure 6.18. Third level details are hidden.
Figure 6.19. Tous les détails des lignes 2 à 16 sont masqués.
Graphiques pour les diagrammes à barres et les jalons
Les feuilles de calcul peuvent être utilisées pour des rapports d’avancement de base qui présentent les activités, les dates et les barres horizontales qui représentent la durée d’une activité. Vous pouvez créer une séquence de dates comme étiquettes de colonne en saisissant les deux premières dates de la séquence, en sélectionnant les deux dates, puis en faisant glisser la poignée de remplissage (un petit carré dans le coin inférieur droit de la cellule sélectionnée, comme illustré à la Figure 6.20 » Création d’une séquence de dates « ) pour étendre le motif.
Figure 6.20 Création d’une séquence de dates
Le programme est suffisamment sophistiqué pour remplir correctement les séquences de dates entre les mois qui ont un nombre de jours différent et même tenir compte des années bissextiles en février. Étant donné que les logiciels de gestion de projet plus sophistiqués utilisent une structure de tableau dans laquelle les deux premières colonnes sont la description et la durée, une structure similaire, dans laquelle ces deux colonnes sont adjacentes et dans cet ordre, facilitera le transfert de la liste des activités d’un projet peu complexe dans le logiciel de gestion de projet à une date ultérieure si la feuille de calcul n’est pas suffisante. Dans la colonne durée, utilisez les abréviations suivantes :
- d pour les jours
- wk pour semaines
- monstre pendant des mois
La durée de chaque activité et les relations entre les activités peuvent être illustrées à l’aide des formes de dessin. Dans Excel 2007, le même ensemble de formes et de flèches de connexion est disponible que dans Word 2007. Un long rectangle peut représenter une barre dont la longueur représente la durée de l’activité. Les événements ou les dates importantes du projet sont identifiés par un losange. Le diamant peut être créé en utilisant une petite forme carrée et en la faisant tourner. Des flèches peuvent être dessinées entre les formes pour indiquer leurs relations, comme le montre la figure 6.21 « Diagramme des activités ». Malheureusement, dans Excel 2007, les flèches sont reliées à des poignées situées sur les côtés des carrés tournés et non sur les coins. Ce détail peut être négligé dans un simple diagramme de projet.
Figure 6.21 Diagramme des activités
Ce type de diagramme est utile pour les projets peu complexes où un simple tableau de quelques activités suffit.
Logiciels pour les projets modérément complexes
Les projets plus complexes impliquent plus de personnes, souvent séparées géographiquement, qui contribuent aux mêmes documents. Les projets complexes comportent plus de tâches avec des relations plus complexes. Pour gérer ces tâches et ces relations, il est justifié d’utiliser un logiciel de gestion de projet dédié et un logiciel de diagramme plus sophistiqué.
Partage des documents de l’équipe
Si plusieurs membres d’une équipe sont appelés à contribuer à un document, celui-ci doit leur être accessible. Pour gérer les documents qui sont créés par une équipe, il est nécessaire de contrôler les modifications afin que le travail ne soit pas perdu ou confus.
Contrôle de la version
Les fichiers tels que les documents de traitement de texte et les feuilles de calcul peuvent être stockés sur l’ordinateur d’une personne et des copies envoyées aux participants qui apportent ensuite des modifications et renvoient la version révisée à la personne responsable de la version finale du document. Si plusieurs personnes modifient en même temps leur propre copie d’un document, différentes versions du document avec différents ajouts ou corrections sont créées. Les programmes de traitement de texte tels que MS Word 2007 disposent d’une fonction qui permet de comparer deux documents et d’identifier les différences pour aider à rapprocher les deux documents différents. Cette fonction se trouve dans l’onglet Révision, dans le groupe Comparer, comme le montre la Figure 6.22 « Fonction de comparaison de documents ».
Figure 6.22 Fonction de comparaison de documents
La plupart des logiciels effectuent des sauvegardes périodiques pour se protéger contre une perte de puissance accidentelle. L’une des façons dont un utilisateur peut encore perdre beaucoup de travail est de remplacer une version plus récente d’un document par une version plus ancienne. Il est possible d’afficher la date à laquelle le fichier a été sauvegardé pour la dernière fois en utilisant la vue Détails. Si plus d’une version du fichier existe à deux endroits différents, les dates peuvent être comparées pour déterminer laquelle est la plus récente. Ces techniques sont utiles pour les projets simples avec très peu de participants.
Stockage des fichiers et contrôle d’accès
La gestion des versions des documents qui sont édités par plusieurs personnes peut être réalisée plus efficacement en plaçant le fichier à un endroit accessible à tous les membres de l’équipe. Il peut s’agir d’un lecteur partagé sur l’ordinateur de l’entreprise ou sur un service de partage de documents. Les personnes qui doivent utiliser le document sont regroupées en fonction de leur besoin d’accès. Trois regroupements sont courants :
- Voir seulement
- Modifier seulement
- Propriétaire/administrateur
Le propriétaire ou l’administrateur du document peut définir les niveaux d’accès. Ces niveaux d’accès peuvent être attribués à chaque personne, ou ils peuvent être attribués à des groupes nommés et la personne peut devenir membre d’un groupe. Le propriétaire du document peut choisir d’accepter ou de refuser les modifications apportées par les personnes disposant d’une autorisation de modification uniquement.
L’avantage de cette méthode est qu’il n’existe qu’une seule version du fichier. Si un fichier est en cours d’édition, il est généralement verrouillé afin que les autres membres de l’équipe puissent le consulter mais ne puissent pas le modifier avant que le premier éditeur ne ferme le fichier.
Si le fichier est stocké sur un ordinateur qui se trouve sur un réseau sécurisé au sein d’une organisation, il peut être difficile pour les membres de l’équipe qui n’ont pas de connexion directe au réseau de l’entreprise d’accéder aux fichiers. Pour protéger la sécurité du réseau de l’entreprise, l’administrateur réseau peut accorder à un utilisateur extérieur l’autorisation d’accéder au réseau depuis n’importe où sur Internet en utilisant une connexion de réseau privé virtuel (VPN). Un VPN utilise le cryptage – remplacement du contenu lisible par un code – pour protéger la communication entre le réseau et l’utilisateur afin de la rendre sécurisée.La connexion VPN permet à l’utilisateur d’accéder au réseau de l’entreprise comme s’il était directement connecté, mais il doit toujours utiliser les mots de passe appropriés pour accéder aux documents partagés.
Suivi des modifications et ajout de commentaires
L’une des fonctions particulièrement utiles pour garder la trace des modifications apportées à un document par plusieurs utilisateurs est appelée Suivi des modifications. Dans Microsoft Word 2007, elle se trouve dans l’onglet Révision, dans le groupe Suivi. Les modifications peuvent être affichées dans le document ou dans des bulles sur le côté.
Si un membre de l’équipe souhaite expliquer une modification, il est très important qu’il n’insère pas son explication sous forme de texte dans le document. De telles explications pourraient ne pas être supprimées et se retrouveraient dans la version finale du document avec des résultats potentiellement dommageables. Au lieu de cela, les membres de l’équipe peuvent utiliser une forme de note adhésive électronique pour faire des commentaires. Cette fonctionnalité se trouve dans MS Word 2007 sur l’onglet Révision, dans le groupe Commentaires. Une modification et un commentaire sont illustrés dans la Figure 6.23 « Suivi des modifications et ajout de commentaires ». Le propriétaire du document doit parcourir le document et accepter ou rejeter chaque modification et supprimer tous les commentaires avant que le document ne soit publié en tant que produit fini. Les options Suivant, Accepter et Rejeter se trouvent dans Microsoft Word 2007 sur l’onglet Révision, dans le groupe Modifications.
Figure 6.23 Suivi des modifications et ajout de commentaires
Logiciel de création de diagrammes
Les processus et les relations des projets de complexité moyenne et élevée nécessitent généralement des outils logiciels plus sophistiqués pour créer des diagrammes de rapports et des diagrammes de flux de travail. Le marché des logiciels de création de diagrammes est plus diversifié que celui des traitements de texte et des tableurs, et il est peu probable que la plupart des membres de l’équipe disposent des mêmes programmes et enregistrent les fichiers dans les mêmes formats. Microsoft Viseo 2007 est disponible en tant que programme autonome vendu plusieurs centaines de dollars. Pour les projets de complexité moyenne, une alternative gratuite à Viseo est Open Office Draw. Open Office est une alternative logicielle gratuite qui comprend un traitement de texte, un tableur, une présentation et des programmes de dessin. Le programme Open Office Draw, et d’autres programmes similaires, peuvent créer des diagrammes tels que celui illustré à la Figure 6.24 « Diagramme créé à l’aide d’Open Office Draw ».
Figure 6.24 Diagramme créé à l’aide d’Open Office Draw
Les fichiers créés par les différents programmes de dessin peuvent ne pas être compatibles entre eux, mais tous les programmes peuvent créer des fichiers d’images statiques qui peuvent être collés dans des documents de traitement de texte.
Logiciel de gestion de projet
Les relations entre les activités du projet peuvent devenir compliquées dans les projets de moyenne et haute complexité. Un logiciel de gestion de projet dédié peut calculer la somme des durées des activités le long de plusieurs chemins différents à travers des relations complexes et les recalculer immédiatement si l’une des durées ou des heures de début sont modifiées. De même, les graphiques et les rapports sont mis à jour automatiquement en fonction des nouvelles données. Le logiciel le plus populaire pour les projets de complexité moyenne est Microsoft Project. Si un chef de projet commence à travailler sur le projet en pensant qu’il peut être géré à l’aide d’une liste d’activités dans un programme de traitement de texte ou dans une feuille de calcul, la liste des activités et leurs durées peuvent être copiées et collées, ou importées, dans le tableau des activités du logiciel de gestion de projet, si le document ou la feuille de calcul d’origine a été conçu en tenant compte de cette possibilité, comme le montre la figure 6.25 « Liste d’activités transférée dans un programme de gestion de projet ».
Figure 6.25 Liste des activités transférées à un programme de gestion de projet
Une fois les données placées dans le logiciel de gestion de projet, les relations peuvent être définies et les rapports créés. Les organisations dont le budget est serré peuvent envisager d’utiliser un programme open source appelé OpenProject. Les logiciels open source sont généralement disponibles gratuitement pour les utilisateurs individuels et avec moins de restrictions que les logiciels propriétaires comme Microsoft Project. OpenProject est similaire à Microsoft Project, comme le montre la figure 6.26 « Logiciel de gestion de projet open source », et pourrait être utilisé pour des projets de complexité faible ou moyenne qui ne nécessitent pas les fonctions plus avancées disponibles dans Microsoft Project.
Figure 6.26 Logiciels libres de gestion de projet
Des logiciels pour des projets complexes
Les projets complexes peuvent impliquer des milliers d’activités individuelles et une entreprise peut avoir plusieurs projets en cours en même temps. Les projets complexes et de grande envergure sont courants dans le secteur de la construction. Un logiciel couramment utilisé pour les projets complexes dans la construction est P3 ou P6 de Primavera. Il a la capacité de produire des rapports sophistiqués qui aident les chefs de projet à anticiper les problèmes et à faire des projections.
Les documents de traitement de texte contiennent souvent des données qui peuvent être regroupées et analysées. Depuis Microsoft Word 2007 et le format de fichier .docx, il est possible d’insérer des caractères appelés balises de part et d’autre d’une section particulière d’un formulaire ou d’un document et d’y attribuer une étiquette de données. Par exemple, le nom du fournisseur sur une facture peut être inséré entre deux balises : Thompson Hardware. Ces balises ressemblent à celles utilisées dans le langage de balisage hypertexte (HTML) pour identifier la manière d’afficher le texte sur une page Web, mais au lieu d’indiquer au navigateur Web comment afficher le nom du fournisseur, elles identifient Thompson Hardware comme le fournisseur. Ces balises peuvent être créées en suivant un ensemble de règles appelé le langage de balisage extensible (XML). Les formulaires créés à l’aide de XML peuvent être scannés à la recherche du contenu marqué par les balises. Les données peuvent être importées dans un tableur ou une base de données pour être analysées. La création de documents qui utilisent le XML pour identifier les données dans les formulaires peut se faire à l’aide de Microsoft InfoPath. La figure 6.27 « Formulaire InfoPath avec balises XML » présente un exemple d’identification de faits clés dans un document préparé à l’aide d’InfoPath. Étant donné que l’apprentissage de l’utilisation d’InfoPath, ou d’un programme de création XML similaire, et la création des formulaires demandent un effort supplémentaire, cette approche est normalement limitée aux organisations complexes et sophistiquées qui ont besoin de gérer de grandes quantités de données.
Figure 6.27 Formulaire InfoPath avec balises XML
COMPRÉHENSIONS CLÉS
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