OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
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Le cycle de passation de marchés du projet reflète les activités de passation de marchés depuis la décision d’acheter le matériel ou le service jusqu’au paiement des factures et la clôture des contrats de passation de marchés.
Une fois la décision prise d’acheter des biens ou d’externaliser des services, l’équipe chargée des achats élabore un plan qui comprend les éléments suivants :
Selon le niveau de complexité du projet, chacune de ces étapes peut prendre des heures ou parfois des semaines de travail. Chacune de ces étapes est également incluse dans le calendrier directeur du projet. Le temps nécessaire au cycle d’approvisionnement peut influencer le calendrier des activités critiques, y compris la décision d’effectuer les travaux soi-même ou de les confier à d’autres. Les dates de livraison de l’équipement et des matériaux et d’achèvement des travaux sous-traités sont placées sur le calendrier du projet et toute activité d’approvisionnement qui crée un retard dans le projet ou qui tombe sur le chemin critique du projet peut nécessiter une attention particulière.
Les équipes techniques élaborent généralement une description du travail qui sera externalisé. À partir de ces informations, l’équipe de gestion du projet répond aux questions suivantes :
L’équipe chargée des achats utilise les réponses aux trois premières questions énumérées ci-dessus pour déterminer l’approche à adopter pour obtenir les biens ou les services et les autres questions pour déterminer le type de contrat le plus approprié.
Un facteur clé dans le choix de l’approche contractuelle est de déterminer quelle partie prendra le plus de risques. L’équipe détermine le niveau de risque qui sera géré par le projet et quels risques seront transférés à l’entrepreneur. En général, l’équipe de gestion du projet veut gérer le risque du projet, mais dans certains cas, les entrepreneurs ont plus d’expertise ou de contrôle qui leur permettent d’être mieux placés pour gérer le risque associé au travail sous contrat.
Un appel d’offres est le processus consistant à demander un prix et des informations complémentaires aux soumissionnaires. L’appel d’offres prend généralement la forme d’une demande de devis (RFQ) ou d’une demande de proposition (RFP). Les partenariats sont recherchés et établis au cas par cas par la direction générale.
Les soumissionnaires potentiels sont des personnes ou des organisations capables de fournir les matériaux ou d’effectuer les travaux requis pour le projet. Pour les projets plus petits et moins complexes, la société mère dispose généralement d’une liste de fournisseurs et de vendeurs qui ont fourni avec succès des biens et des services dans le passé, et le projet a accès au dossier de performance des entreprises figurant sur cette liste. Pour les projets uniques, lorsqu’il n’existe pas de liste de fournisseurs, l’équipe de projet établit une liste de fournisseurs potentiels, puis les qualifie pour qu’ils puissent soumissionner pour les travaux du projet. Les soumissionnaires admissibles sont inscrits sur la liste des soumissionnaires et reçoivent un calendrier des dates de soumission des travaux du projet.
L’admissibilité d’un fournisseur est déterminée par sa capacité à exécuter le travail de manière à répondre aux exigences du projet et à démontrer sa stabilité financière. La capacité d’exécuter le travail comprend la capacité de répondre aux spécifications de qualité et de respecter le calendrier du projet. Pendant les périodes où l’activité économique est élevée dans une région, de nombreux fournisseurs sont occupés et étirent leurs ressources. L’équipe du projet enquête sur les fournisseurs potentiels pour s’assurer qu’ils ont la capacité et les antécédents nécessaires pour respecter les délais avant de les inclure dans la liste des soumissionnaires.
Le fournisseur potentiel doit également être financièrement stable pour figurer sur la liste des soumissionnaires. Une vérification de crédit ou un rapport financier de Dun and Bradstreet (D&B) – un fournisseur d’informations financières sur les entreprises individuelles – fournira au projet des informations sur la situation financière du soumissionnaire potentiel. Les services de D&B comprennent les éléments suivants :
Une demande de devis se concentre sur le prix. Le type de matériel ou de service est bien défini et peut être obtenu auprès de plusieurs sources. Le soumissionnaire qui peut répondre aux exigences de qualité et de calendrier du projet remporte généralement le contrat en proposant le prix le plus bas.
Une demande de proposition tient compte du prix mais se concentre sur le respect des exigences de qualité ou de calendrier du projet. Le processus d’élaboration d’une proposition en réponse à une demande de propositions peut être très coûteux pour le soumissionnaire, et l’équipe de projet ne devrait pas lancer une demande de propositions à une entreprise qui n’est pas en mesure de remporter l’appel d’offres.
L’évaluation des offres en réponse aux appels d’offres pour les articles et services de base est fortement axée sur le prix. Dans la plupart des cas, c’est le prix total le plus bas qui remporte le contrat. Le prix total comprend le coût des biens ou des services, les frais d’expédition ou de livraison, la valeur des garanties et tout service supplémentaire qui ajoute de la valeur au projet.
L’évaluation des offres basées sur des demandes de propositions est plus complexe. L’évaluation des propositions comprend le prix et également une évaluation de l’approche technique choisie par le soumissionnaire. L’équipe de projet qui évalue la proposition doit comprendre des personnes ayant l’expertise nécessaire pour comprendre les aspects techniques des diverses options de la proposition et la valeur de chaque proposition pour le projet. Pour les projets plus complexes, la partie administrative de la proposition est évaluée et notée par une équipe, et l’aspect technique de la proposition est évalué par une autre équipe. L’équipe de projet combine les deux notes pour déterminer la meilleure proposition pour le projet.
Une fois que l’équipe de projet a sélectionné le soumissionnaire qui offre la meilleure valeur pour le projet, un représentant du projet valide toutes les conditions de l’offre et du contrat avec l’entrepreneur potentiel. Les adjudications moins complexes, comme les contrats pour les matériaux de construction, nécessitent une lecture et une signature du contrat pour s’assurer que le fournisseur de matériaux de construction comprend les conditions du contrat et les exigences du calendrier du projet. Les projets plus complexes nécessitent une discussion détaillée des objectifs, des obstacles potentiels à la réalisation de ces objectifs, du calendrier du projet et des dates critiques pour la réalisation du contrat, ainsi que des processus de résolution des conflits et d’amélioration des processus de travail.
Le type de contrat détermine le niveau d’effort et les compétences nécessaires pour gérer le contrat. Le gestionnaire des contrats de fournisseurs élabore des spécifications détaillées et veille à leur respect. Le responsable des contrats avec les fournisseurs s’assure que les entrepreneurs qui soumissionnent les travaux ont les compétences et la capacité d’accomplir le travail selon le calendrier du projet et suit la performance du fournisseur par rapport aux besoins du projet, en fournissant un soutien et une orientation au besoin. Le gestionnaire d’accords de partenariat développe l’alignement autour d’objectifs et de processus de travail communs. Chacune de ces approches requiert des compétences différentes et des efforts plus ou moins importants.
Les éléments dont l’acquisition prend beaucoup de temps – les éléments à long délai de livraison – font l’objet d’une attention précoce de la part de la direction du projet. Il peut s’agir, par exemple, d’équipements conçus et construits spécifiquement pour le projet, de programmes d’enseignement créés pour la formation d’une nouvelle main-d’œuvre ou d’un bioréacteur personnalisé pour un projet de biotechnologie. Le développement et la livraison de ces articles sur le site du projet peuvent prendre des semaines, des mois, voire des années. Les articles à long délai d’approvisionnement qui sont achetés par le biais du cycle d’approvisionnement normal peuvent entraîner des retards dans le projet, et l’équipe de projet identifie ces articles très tôt afin de commencer les activités d’approvisionnement dès que possible.
Après l’attribution du contrat, l’équipe de projet suit la performance de l’entrepreneur par rapport aux critères de performance du contrat et sa contribution à la performance du projet. En général, les entrepreneurs livrent le produit ou le service qui répond aux attentes en matière de qualité et respecte le calendrier du projet. En général, il y a aussi un ou deux entrepreneurs qui ne répondent pas aux attentes du projet. Certains chefs de projet vont alors sortir le contrat et tenter de persuader l’entrepreneur d’améliorer ses performances sous peine d’être pénalisé. D’autres gestionnaires de projet exploreront avec l’entrepreneur des moyens créatifs d’améliorer les performances et de répondre aux exigences du projet. La gestion du contrat permet les deux approches pour traiter les entrepreneurs non performants et l’équipe de projet doit évaluer quelle méthode est la plus susceptible de fonctionner dans chaque situation.
La gestion de la performance de l’entrepreneur sur un projet est aussi importante pour les résultats globaux du projet que le travail effectué par l’équipe de projet.
Les équipements et les matériaux achetés pour être utilisés sur le projet doivent être transportés, inventoriés, entreposés et souvent sécurisés. Ce domaine d’expertise est appelé logistique. La logistique du projet peut être gérée par l’équipe du projet ou peut être incluse dans la demande de propositions ou la demande de devis. Pour les projets internationaux, les matériaux peuvent être importés et l’équipe chargée des achats gère les formalités douanières. Pour les petits projets, la fonction logistique est souvent assurée par la société mère. Pour les projets plus importants, ces activités sont généralement confiées à des entreprises spécialisées dans les services logistiques. Pour les projets plus importants et plus complexes, l’équipe chargée des achats comprendra des experts en logistique.
Le travail du projet dépend souvent des matériaux achetés pour le projet. La livraison de ces matériaux influence le calendrier du projet, et souvent certains matériaux sont nécessaires plus tôt que ce que les pratiques normales d’approvisionnement permettraient de livrer. Pour les articles à long délai d’approvisionnement, le calendrier du projet est inclus dans les plans contractuels et les entrepreneurs doivent expliquer comment ils vont respecter le calendrier du projet.
Dans le cas de projets complexes et de grande envergure, la livraison des articles critiques peut être programmée après qu’ils aient été nécessaires au projet. L’équipe chargée des achats explore ensuite des idées avec l’entrepreneur pour expliquer accélérer la fabrication ou le transport de l’équipement ou des matériaux. Le contrat peut souvent accorder une priorité à la fabrication de l’équipement et à sa livraison afin de respecter le calendrier du projet. L’équipe logistique du projet peut également explorer les moyens de raccourcir le temps de transport. Par exemple, dans le cadre d’un projet en Argentine, certains équipements critiques ont été transportés par avion depuis la Suède plutôt que par bateau, afin d’économiser plusieurs semaines de transport. Les coûts logistiques étaient plus élevés, mais la valeur globale du projet était supérieure.
COMPRÉHENSIONS CLÉS
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