Processus d’alignement
OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
|
Le développement d’une compréhension commune parmi les principales parties prenantes de la finalité et des objectifs du projet, ainsi que des moyens et des méthodes pour atteindre ces objectifs, est appelé le processus d’alignement. Il est important d’accomplir cet alignement pendant la phase d’initiation. Les gestionnaires de projet organisent généralement une réunion de démarrage, parfois appelée réunion de lancement. L’ordre du jour et la durée de la réunion de démarrage dépendent du niveau de complexité du projet. Les projets de portée limitée et de courte durée peuvent faire l’objet d’une réunion de démarrage pendant le déjeuner. Un projet de complexité moyenne nécessitera une réunion de quatre heures ou plus, tandis qu’un projet de haute complexité ne pourra pas réaliser l’alignement en une seule réunion. L’alignement peut nécessiter plusieurs jours d’activités.
Un certain nombre d’entreprises se spécialisent dans la conception et l’animation de sessions d’alignement pour les grands projets complexes. Bien qu’elles soient conçues pour répondre aux besoins de chaque projet, les sessions d’alignement ont certains points communs à l’ordre du jour :
- Développer une compréhension commune de l’objectif du projet
- Se mettre d’accord sur les moyens et les méthodes pour atteindre l’objectif.
- Établir la confiance entre les membres de l’équipe
Compréhension commune
Une compréhension commune ne signifie pas l’établissement d’un consensus. Les gens peuvent être en désaccord avec l’orientation développée, mais ils ont la même compréhension de base que ceux qui sont d’accord. Pour qu’un plan de projet soit efficace, il doit y avoir une masse critique ou un engagement suffisant parmi les parties prenantes essentielles. Par conséquent, un désaccord n’est pas fatal à l’exécution du projet, mais une équipe unifiée avec une compréhension commune est beaucoup plus puissante et augmente les chances de succès. En cas de désaccord, une discussion ouverte et franche permettra à la direction du projet d’aborder le désaccord lors de l’élaboration du plan du projet. Si le désaccord reste caché et n’est pas discuté ouvertement, des problèmes apparaîtront plus tard dans le projet.
Le développement d’une compréhension commune peut être aussi simple qu’une discussion informelle de quelques heures, ou peut être un processus long et complexe. Les méthodes et processus employés pour développer une compréhension commune sont directement liés à la complexité du projet. Les projets les plus complexes nécessiteront des discussions plus intenses autour des questions qui ont un score élevé dans le profil de complexité.
Le développement d’une compréhension commune parmi les principales parties prenantes du projet nécessite ce qui suit :
- Définir la réussite d’un projet
- Déterminer les obstacles potentiels au succès
- Établissement de jalons clés
- Identifier les décideurs et le processus décisionnel
Il est difficile de mener à bien un projet sans définir au préalable ce qui fait le succès d’un projet. La première partie de cette discussion est facile : le projet doit être achevé à temps, dans le respect du budget et de toutes les spécifications. Le niveau suivant de la discussion nécessite plus de réflexion. Au cours de cette discussion, une réflexion sur la mission et les objectifs de l’organisation, ainsi que sur des questions connexes telles que la sécurité et la perception du projet par le public, émerge.
Après que l’équipe a développé une compréhension commune de la réussite du projet, une discussion sur les obstacles à cette réussite permet aux membres de l’équipe d’exprimer leur scepticisme. Pour les projets plus complexes, les objectifs du projet semblent souvent difficiles à atteindre. Une discussion au sein de l’équipe sur les obstacles potentiels à la réussite du projet permet aux membres de l’équipe de discuter de ces préoccupations et d’élaborer des plans pour y remédier. Sans cette discussion, la perception de ces obstacles devient puissante et peut avoir un effet sur la performance du projet.
Objectif du projet
L’objectif du projet est parfois reflété dans une charte écrite, une vision ou une déclaration de mission. Ces déclarations sont élaborées dans le cadre du processus de développement de l’équipe qui a lieu pendant la phase de lancement du projet et aboutit à une compréhension commune de l’objectif du projet. Une déclaration d’intention dérivée d’une compréhension commune entre les principales parties prenantes peut être très motivante et relie l’investissement personnel des personnes à un objectif de projet qui a de la valeur.
Une déclaration d’objectif – également appelée charte, vision ou mission – fournit à un projet un point d’ancrage ou une orientation organisationnelle. Parfois appelée déclaration d’ancrage, cette déclaration peut servir de base pour tester les décisions clés. Une déclaration d’intention peut être un outil puissant pour orienter le projet vers des actions et des décisions qui peuvent avoir un impact positif sur la réussite du projet. Par exemple, une déclaration d’intention indiquant que le projet consiste à concevoir et à construire un avion ayant le meilleur rendement énergétique de l’industrie influencera la conception des types de moteurs, des caractéristiques de vol et du poids. Lorsque les ingénieurs doivent choisir entre différents types de matériaux, la déclaration d’intention fournit les critères pour prendre ces décisions.
Pour parvenir à une compréhension commune de l’objectif du projet, il faut engager les parties prenantes dans un dialogue qui peut être complexe et approfondi. Les énoncés de mission et de vision reflètent certaines valeurs fondamentales des personnes et de leur organisation. Ces types de conversations peuvent être très difficiles et nécessitent un environnement où les gens se sentent en sécurité pour exprimer leurs points de vue sans crainte de récriminations.
Figure 7.9 Déterminez l’objectif. © Jupiterimages Corporation
Objectifs
Les objectifs ajoutent de la clarté à la déclaration d’ancrage. Les objectifs décomposent les concepts émotionnels nécessaires au développement d’une déclaration d’intention et les traduisent en actions ou en comportements, quelque chose que nous pouvons mesurer. Alors que les déclarations d’intention reflètent qui nous sommes, les objectifs se concentrent sur ce que nous pouvons faire. Les objectifs permettent d’orienter les conversations et de commencer à hiérarchiser les ressources. Les objectifs sont développés pour atteindre le but du projet.
Figure 7.10 Développer des objectifs. © Jupiterimages Corporation
Développer des objectifs signifie faire des choix. Les objectifs du projet établis au cours du processus d’alignement sont de nature générale et concernent l’ensemble du projet. Idéalement, tous les participants au projet devraient être en mesure de contribuer à la réalisation de chaque objectif.
Les objectifs peuvent avoir des caractéristiques très différentes. Les types d’objectifs et les processus utilisés pour développer les objectifs du projet varient en fonction du niveau de complexité du projet, des connaissances et des compétences de l’équipe de direction du projet, et de l’audace du plan du projet. L’audace est le degré d’élasticité de l’équipe. Plus le degré de défi est élevé et plus la distance entre l’endroit où vous êtes et celui où vous voulez être est grande, plus le plan est audacieux et plus le score de complexité interne est élevé.
Rôles
La clarté des rôles est essentielle à la planification et à l’exécution du projet. Les projets étant par définition uniques, les rôles de chacune des principales parties prenantes et des chefs de projet sont définis au début du projet. Parfois, les rôles sont délimités dans des contrats ou d’autres documents. Pourtant, même avec des explications écrites des rôles définis dans les documents, la façon dont ceux-ci se traduisent dans les processus de prise de décision du projet est souvent ouverte à l’interprétation.
Une discussion sur les rôles de chaque entité et de chaque chef de projet peut être aussi simple que la description par chaque personne de son rôle et que les autres membres de l’équipe de projet posent des questions pour clarifier et résoudre les différences de compréhension. Pour les projets moins complexes, il s’agit généralement d’un processus court avec très peu de conflits de compréhension et une résolution facile. Dans le cas de projets plus complexes, ce processus est plus difficile et les possibilités de conflits de compréhension sont plus nombreuses.
Pour clarifier les rôles dans le cadre de projets au profil plus complexe, les membres de l’équipe de projet, les représentants du client et la direction du projet doivent utiliser un tableau de papier pour noter les rôles du projet. Chaque équipe divise le tableau de papier en deux parties et inscrit les principaux rôles du client sur une moitié et les rôles de l’équipe de direction sur l’autre moitié. Chaque équipe hiérarchise également chaque rôle et les deux tableaux de papier sont comparés.
Ce processus de clarification des rôles, ainsi que d’autres processus similaires, permet à chaque membre de l’équipe de projet d’acquérir une compréhension plus complète du fonctionnement du projet, de la manière dont chaque membre de l’équipe comprend son rôle et des aspects du rôle qui sont les plus importants. Cette compréhension facilite le développement ou l’affinement des processus de travail et d’approbation. Le processus de clarification des rôles permet également à l’équipe de développer des processus de délimitation des rôles. C’est le cas lorsque deux membres ou plus partagent des rôles ou des responsabilités similaires. La clarification des rôles facilite le développement des éléments suivants :
- Planification de la communication
- Organisation du flux de travail
- Processus d’approbation
- Processus de délimitation des rôles
Figure 7.11 Clarifier les rôles. © Jupiterimages Corporation
Moyens et méthodes
La définition de la façon dont le travail du projet sera accompli est un autre domaine de compréhension commune qui est développé pendant la session d’alignement. Il s’agit de comprendre les méthodes de gestion de projet qui seront utilisées pour le projet et les résultats que les parties prenantes peuvent attendre. Pour les projets plus petits et moins complexes, la compréhension se fait par un examen des outils et des processus de travail associés aux éléments suivants :
- Suivi des progrès
- Suivi des coûts
- Gérer le changement
Pour les projets plus complexes, l’équipe peut discuter de l’utilisation d’outils logiciels de gestion de projet, tels que Microsoft Project, afin de développer une compréhension commune de la manière dont ces outils seront utilisés. L’équipe discute des principaux processus de travail, souvent à l’aide d’organigrammes, afin de schématiser le processus de travail en équipe. Un autre sujet de discussion est la détermination des politiques nécessaires à la bonne exécution du projet. Souvent, l’une des entreprises associées au projet aura des politiques qui pourront être utilisées dans le cadre du projet. Les politiques relatives aux voyages, aux ressources humaines et aux procédures d’autorisation des dépenses sont des exemples de politiques qui assurent la continuité du projet.
Confiance
La confiance dans un projet a une signification très spécifique. La confiance est le filtre que les membres de l’équipe de projet utilisent pour évaluer les informations. Le niveau de confiance détermine la quantité d’informations qui sont partagées et la qualité de ces informations. Si la confiance d’une personne envers une autre personne du projet est faible, elle doutera des informations reçues de cette personne et risque de ne pas agir sans les vérifier auprès d’une autre source, retardant ainsi l’action. De même, un membre de l’équipe peut ne pas partager des informations nécessaires à la fonction de l’autre personne s’il ne fait pas confiance à cette dernière pour l’utiliser de manière appropriée et respecter la sensibilité de ces informations. Le niveau de communication d’un projet est directement lié au niveau de confiance.
Figure 7.12 Établir la confiance. © Jupiterimages Corporation
La confiance est également un ingrédient important de l’engagement. La confiance des membres de l’équipe dans la direction du projet et la création d’un environnement de projet positif favorisent l’engagement envers les objectifs du projet et augmentent les performances de l’équipe. Lorsque la confiance n’est pas présente, du temps et de l’énergie sont investis pour vérifier ou trouver des informations. Cette énergie pourrait être mieux concentrée sur des objectifs où le niveau de confiance est plus élevé.
L’établissement de la confiance commence dès la phase de lancement du projet. La réunion de lancement est une occasion de commencer à établir la confiance entre les membres de l’équipe de projet. De nombreux projets prévoient des exercices de renforcement de l’esprit d’équipe pendant la réunion de lancement. Dans certains projets complexes, l’équipe de projet participe à une sortie de renforcement de l’esprit d’équipe. Un projet qui a construit une nouvelle usine pharmaceutique à Porto Rico a invité les membres de l’équipe à passer le week-end à faire de la spéléologie dans les grottes de chaux de Porto Rico. Un autre projet a affrété un bateau pour une croisière nocturne au large de Charleston, en Caroline du Sud. Ces événements sociaux informels permettent aux membres de l’équipe d’établir une relation qui se poursuivra dans le cadre du projet.
COMPRÉHENSIONS CLÉS
|