Portée du projet
OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
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La portée du projet identifie le travail total du projet.
Définition de la portée et des effets de la complexité
Le document de portée définit les tâches que l’équipe de projet doit accomplir et, tout aussi important, ce qui ne fait pas partie du projet. En fonction du niveau de complexité du projet, le document de portée peut être aussi court qu’une page ou aussi long que plusieurs centaines de pages. Dans le cas de projets plus techniques, comme la conception d’un parc d’éoliennes en mer, le cahier des charges comprendra une quantité importante de spécifications techniques, axées sur la production électrique des éoliennes. La taille et la nature du document relatif à la portée du projet sont liées à la complexité du projet. Des scores plus élevés sur l’indice de complexité de Darnall-Preston indiquent la nécessité de documents de portée plus détaillés.
Utilisations d’un document de portée
Un énoncé de la portée du projet bien élaboré fournit à l’équipe de projet les informations dont elle a besoin pour concevoir et mettre en œuvre le plan d’exécution du projet. Elle permet également à l’équipe de comprendre l’objectif du projet et constitue la base de la définition de sa réussite.
Le projet automobile décrit ci-dessus est un exemple typique des types d’informations et des personnes impliquées dans le développement de la portée d’un projet. À partir des informations contenues dans la description du projet, l’équipe de projet peut élaborer un document sur la portée du projet.
Élaboration d’un document de portée
Le chef de projet élabore souvent la première version de la portée du projet, puis sollicite les commentaires et les suggestions de l’équipe de projet, du client et parfois des principaux fournisseurs. Le chef de projet tentera d’obtenir un consensus sur la portée du projet, mais l’approbation finale appartient au client ou au commanditaire du projet. Selon le degré de complexité du projet, l’élaboration du document sur la portée du projet peut se résumer à une brève discussion entre le chef de projet et le client, ou, dans le cas d’un projet complexe et de grande envergure, le processus peut prendre des semaines.
Gestion des modifications du document de portée
La portée du projet n’est pas un document stagnant, et des changements sont à prévoir. Les modifications de la portée du projet sont nécessaires pour refléter les nouvelles informations. Les changements apportés à la portée du projet créent également la possibilité de faire émerger de nouveaux objectifs qui modifieront les résultats finaux du projet. Dans certains cas, ces nouveaux résultats représentent un résultat positif pour l’organisation qui a rédigé la charte.
Écart par rapport au changement
Si une modification mineure est apportée au calendrier qui n’affecte pas la date d’achèvement du projet, il s’agit d’une déviation du calendrier. Tant que la date de fin du projet ou les objectifs majeurs ne sont pas retardés, il n’est pas nécessaire de présenter une demande de modification officielle au client. L’enregistrement et la communication de ces écarts par rapport au calendrier sont néanmoins importants pour coordonner les ressources et tenir le client informé de l’avancement du projet.
Documenter les changements
Il est important de disposer d’une trace écrite des modifications apportées à la portée d’un projet. Sur les projets les moins complexes, un message électronique peut suffire, mais sur les projets plus importants, un formulaire standard est normalement utilisé. Les étapes suivantes sont paraphrasées par Tom Mochal,Tom Mochal et Jeff Mochal, Lessons in Project Management (Berkeley, CA : Apress, 2003). et elles comportent les éléments nécessaires à un processus de documentation des changements :
Figure 7.7. Les modifications apportées à l’étendue initiale des travaux doivent être documentées.
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- Informer les parties prenantes du projet du processus de demande de changement.
- Exiger que la demande de changement soit faite par écrit, en incluant la valeur commerciale du changement pour le projet.
- Saisissez la demande dans le journal des modifications de l’étendue.
- Estimez le temps nécessaire pour évaluer le changement. Si le processus d’évaluation prend du temps et risque d’affecter les dates d’achèvement de l’activité en détournant les ressources de gestion, obtenez l’approbation du sponsor du projet pour évaluer la demande de changement. Si l’évaluation n’est pas approuvée, enregistrez la décision dans le journal des modifications de la portée.
- Évaluer le changement et son impact sur le calendrier et le budget si l’évaluation est approuvée.
- Présenter la demande de changement au commanditaire du projet pour approbation. Enregistrez la décision dans le journal des modifications de l’étendue des travaux, avec la ligne de conduite recommandée.
- Distribuez périodiquement le journal des changements de portée aux membres de l’équipe afin qu’ils sachent quels changements sont envisagés et ce qu’il est advenu de ceux qui n’ont pas été approuvés ou évalués.
- Si le changement est approuvé, mettez à jour la charte du projet ou d’autres documents d’initiation.
- Mettre à jour le plan de travail.
- Distribuez le plan de travail révisé aux parties prenantes et aux membres de l’équipe.
COMPRÉHENSIONS CLÉS
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