Planification des communications
OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
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Le flux d’informations entre les membres de l’équipe et les parties prenantes est géré par des règles définies dans un plan de communication.
Lorsqu’une personne rejoint une organisation existante, l’une de ses premières tâches consiste à apprendre les processus de travail de l’organisation, notamment où trouver l’information, le calendrier des réunions et les rapports requis. Dans les organisations existantes, les nouveaux membres découvrent les gardiens de l’information : les personnes de l’organisation qui savent comment générer ou trouver l’information. En général, la production, le flux et le stockage de l’information reflètent la culture de l’organisation, et pour communiquer efficacement dans une organisation, une personne doit être capable de développer des styles et des processus de communication compatibles avec cette organisation.
Les projets n’ont pas l’avantage – ou parfois le désavantage – d’une culture organisationnelle ou d’une structure de communication existante. L’équipe de direction du projet s’efforce de comprendre les besoins en information des différents membres et parties prenantes du projet et élabore un plan de communication qui fournit les bonnes informations, au bon moment, aux bonnes personnes.
Le niveau de détail du plan de communication est lié au niveau de complexité du projet. Les projets très complexes nécessitent un plan de communication détaillé afin de garantir que les informations dont l’équipe de projet et les parties prenantes ont besoin sont à la fois générées et distribuées pour soutenir le calendrier et les décisions du projet. Des informations cruciales peuvent être perdues ou retardées dans un projet complexe si le plan de communication ne fonctionne pas correctement.
Une communication efficace sur un projet est essentielle à sa réussite. Le projet Tennessee est un exemple typique des erreurs qui peuvent être créées par la rupture du flux de communication. Les projets très complexes nécessitent la communication de grandes quantités de données et d’informations techniques qui changent souvent. Le chef de projet et l’équipe de direction sont chargés d’élaborer un plan de communication qui fournit les bonnes informations, au bon endroit et au bon moment. L’exemple du projet du Tennessee montre que même lorsque l’information est au bon endroit et au bon moment, le responsable des achats du projet doit aider l’équipe des achats à comprendre les priorités du projet. Dans le cas de projets complexes et de grande envergure, ce responsable des achats ne participera pas à la communication quotidienne avec les sous-traitants ou les fournisseurs. Dans l’exemple du projet du Tennessee, la compréhension unique du responsable des achats, issue de sa participation à la réunion de direction du projet, a nécessité une implication plus directe avec les sous-traitants et les fournisseurs ayant un impact sur les objectifs du projet.
Tout aussi important, un plan de communication de projet efficace ne surcharge pas les membres de l’équipe et les systèmes du projet d’informations inutiles. Certains chefs de projet tenteront de tout communiquer à l’ensemble de l’équipe de projet. Bien que cela garantisse que chaque membre de l’équipe recevra les informations essentielles, l’afflux important d’informations peut rendre plus difficile la distillation des informations vers les personnes essentielles et pertinentes pour chaque membre de l’équipe.
Matrice de communication
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) décrit les outils et les techniques permettant d’identifier les parties prenantes du projet, de définir leurs besoins en information et de déterminer la technologie de communication appropriée. Le projet comprend l’élaboration d’une liste de toutes les personnes touchées par le résultat du projet et des personnes qui peuvent influencer l’exécution du projet, y compris les membres de l’équipe de projet. La direction du projet dresse ensuite une liste des informations nécessaires ou demandées par chaque partie prenante.
L’équipe de direction du projet élabore une liste de méthodes de communication pour recueillir et communiquer les informations relatives au projet. Il s’agit notamment d’une liste de rapports, de réunions et d’organigrammes de documents. L’équipe de direction élabore ensuite généralement une matrice de communication qui précise qui participe à chaque réunion du projet et la distribution des principaux documents sous forme de tableau.
Figure 7.13 Matrice de communication simple
Contrôle des documents
Dans les grands projets complexes, l’organisation de la création, de la distribution et du stockage des documents est une activité majeure et importante. Les organisations qui exécutent un grand nombre de projets complexes disposent souvent de systèmes de contrôle des documents que l’équipe de direction du projet adapte à son projet. Les systèmes de contrôle des documents distribuent, stockent et récupèrent les informations dont l’équipe de projet a besoin. Les documents proviennent des différents membres de l’équipe pendant la planification et l’exécution du travail, puis sont transmis à l’équipe chargée des documents pour être catalogués, distribués et stockés.
Les systèmes de contrôle des documents ont un système de numérotation systématique qui permet à un membre de l’équipe de déduire des informations sur le document grâce à son numéro.
Lorsque les fichiers sont stockés sur un ordinateur, les noms peuvent être triés par ordre alphabétique. Le début du nom est utilisé comme principal critère de tri. Dans l’exemple ci-dessus, le tri d’une liste de noms de documents placerait tous les documents ensemble par catégorie (par exemple, portée et approvisionnement), parce que tous les documents liés à la portée commenceraient par un 1 et tous ceux qui sont liés à l’approvisionnement commenceraient par un 3.
Lorsqu’il est prévu qu’un document soit révisé au cours du projet, le contrôle des versions devient important. Le contrôle de version consiste à étiqueter chaque révision pour permettre à l’équipe de comprendre la dernière activité et le dernier statut du document (ou l’activité derrière le document). Par exemple, sur les projets d’ingénierie et de construction, le contrôle des documents permet de suivre le développement et la distribution des documents. Chaque dessin reçoit une identification unique qui reflète le type de dessin (électrique, civil, etc.), l’emplacement (premier étage, salle mécanique, etc.) et le numéro de version. Comme le processus de conception comprend plusieurs itérations des dessins au fur et à mesure que les informations sont développées, le contrôle des documents utilise une identification qui indique la version du document.
Par exemple, un projet utilisera des lettres pour indiquer la version du document jusqu’à ce que le document soit approuvé pour la construction, puis un numéro lui sera attribué après approbation. Par conséquent, un document avec la révision D sera la quatrième version du document. Le même document avec la révision 3 signifie qu’il s’agit de la troisième révision après que le projet a été approuvé pour la construction.
Pour s’assurer que toutes les personnes qui doivent réviser ou approuver le document en reçoivent une copie, le service de contrôle des documents établit une liste de distribution pour chaque type de document. Chaque personne examine et signe la liste de distribution, puis envoie le document à la personne suivante sur la liste. Les documents de conception, les listes de distribution et les autres documents du projet sont archivés par le contrôle documentaire pour référence ultérieure. Dans l’exemple ci-dessus, le document était la troisième révision après l’approbation de la conception pour la construction.
Les conventions d’appellation des fichiers et les versions des fichiers doivent être conformes aux pratiques de l’organisation mère ou de l’organisation cliente afin que les fichiers puissent être archivés avec les fichiers d’autres projets. Par exemple, les projets de construction de routes en Californie exigent une convection de nommage des fichiers spécifique.
COMPRÉHENSIONS CLÉS
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