Plan d’achat

OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

Décrire le rôle des fournisseurs.
Décrire le rôle des vendeurs.
Décrivez le rôle des partenaires.

Une fois les décisions d’externalisation ou d’auto-exécution prises, l’équipe chargée des achats élabore le plan d’achat.

La méthode d’achat des produits ou des services dépend de l’unicité et de l’importance du produit ou du service. L’une des façons d’organiser le plan d’achat est le type de relation avec les fournisseurs des biens ou services externalisés.

Fournisseurs

Certains de ces biens ou services sont couramment disponibles et leur qualité ou leur disponibilité varie peu. Ces biens et services sont appelés des produits de base. Les fournisseurs de produits de base sont des fournisseurs et il y en a généralement plusieurs parmi lesquels on peut choisir. L’achat de produits de base auprès des fournisseurs vise à obtenir le coût le plus bas. Le coût des produits peut souvent être trouvé dans le catalogue du fournisseur. Pour les projets plus petits et moins complexes, les fournitures peuvent être achetées au fur et à mesure des besoins dans le catalogue du fournisseur.

Des économies supplémentaires sont souvent possibles si de grandes quantités d’un produit sont achetées auprès du même fournisseur. Pour les projets plus importants et plus complexes, une liste de matériaux et de fournitures est établie à partir de l’estimation des coûts du projet. Cette liste est fournie aux fournisseurs sous forme de demande de devis (RFQ), et les fournisseurs répondent en proposant leur prix le plus bas. Pour éviter de choisir une offre d’une entreprise qui fera une promesse qu’elle ne pourra pas tenir, de nombreuses organisations tiennent une liste de fournisseurs qui répondent aux exigences de l’organisation. Ces exigences comprennent généralement la capacité avérée de respecter les spécifications en matière de qualité et de calendrier.

L’équipe de gestion du projet élabore une procédure de demande de devis. Pour les petits projets, l’organisation d’achat mère peut traiter toutes les demandes de devis. Pour les projets plus importants, une organisation d’achat est mise en place avec une expertise en matière d’achat. L’équipe chargée des achats établit une liste de tous les besoins en matière d’approvisionnement pour le projet et élabore un calendrier d’approvisionnement qui garantit que les matériaux seront disponibles pour le projet lorsqu’ils seront nécessaires.

L’équipe de projet élabore un appel d’offres en fonction des besoins du projet en termes de quantité et de calendrier et envoie l’appel d’offres aux fournisseurs qualifiés identifiés. Les fournisseurs établissent alors un devis qui énumère les matériaux spécifiques à fournir, le prix de chacun d’entre eux et le calendrier de livraison. L’équipe du projet évalue chaque devis des fournisseurs et détermine que l’offre du fournisseur répond à toutes les exigences et, dans la plupart des cas, le fournisseur ayant le prix le plus bas se verra attribuer l’offre.

Figure 12.2 Marchandises achetées auprès d’un fournisseur à l’aide d’une demande de prix.
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Certaines organisations qui réalisent un grand nombre de projets vont développer une relation avec un ou deux fournisseurs basée sur le développement d’économies de coûts pour les deux organisations. Cette relation est communément appelée une relation de fournisseur clé.

Vendeurs

Les vendeurs fournissent souvent un produit ou un service unique qui ne peut être acheté facilement sur le marché. Le vendeur fournit généralement un produit ou un service qui est conçu pour le projet. Voici des exemples de produits ou de services fournis par les vendeurs :

un important contrat militaire pour la conception et la construction d’un nouvel avion de combat
La conception d’un nouveau logiciel pour améliorer l’efficacité de la salle d’urgence d’un hôpital.
La conception et la construction d’un haut fourneau pour une nouvelle aciérie.

Les produits et services fournis par les vendeurs doivent bénéficier de l’apport et de la perspicacité de ces derniers. Au lieu de lancer une demande de devis (RFQ) pour une liste de produits, l’équipe de projet lance une demande de proposition (RFP). Les entreprises qui répondent à une demande de propositions sont invitées à proposer des approches créatives pour ajouter de la valeur au projet. Les soumissionnaires sont encouragés à proposer des solutions de rechange en matière de conception, d’utilisation des matériaux et de calendrier qui répondent à toutes les exigences du projet et en réduisent le coût total. Les offres sont évaluées en fonction de la valeur totale du projet, y compris la contribution aux objectifs du projet.

La performance des fournisseurs étant essentielle à la réussite du projet, la gestion de la relation avec les fournisseurs est une priorité de la gestion de projet. La direction du projet met souvent en place des processus qui encouragent les fournisseurs à soumettre des suggestions pour réduire le coût total du projet, raccourcir le calendrier ou améliorer les performances. L’équipe de gestion du projet désignera souvent une personne de l’équipe pour surveiller la relation et fournir le soutien des ressources du projet pour aider à assurer le succès du fournisseur.

Figure 12.3. Les fournisseurs proposent des solutions en réponse à un appel d’offres.

Partenaires

Si l’organisation mère manque de compétences ou de relations clés, elle peut travailler avec d’autres organisations en tant que partenaires, en particulier pour les projets internationaux.

Un partenariat est un arrangement formel pour exécuter le projet, chaque partie apportant des ressources. Dans la plupart des partenariats, les deux parties bénéficient du succès du projet et partagent les coûts associés à un projet moins réussi. La définition claire des rôles et des responsabilités dans le cadre du projet, la compréhension commune des objectifs du projet et l’étendue du travail de chaque partenaire sont essentielles à la réussite d’un partenariat.

L’établissement de la relation entre les principaux partenaires du projet est similaire à l’établissement de la relation avec les clients. Dans le cas d’un projet complexe et de grande envergure, une séance d’alignement du partenariat est souvent nécessaire pour établir la confiance requise pour des canaux de communication ouverts. Le maintien de la relation permet une résolution plus efficace des problèmes et une action coordonnée sur le projet.

Une relation de partenariat bien gérée peut contribuer à la réalisation des objectifs du projet, réduire les coûts globaux et raccourcir le calendrier du projet. Dans la plupart des cas, l’organisation mère est consciente des faiblesses des ressources ou des compétences du projet et recherche un partenaire potentiel qui possède les ressources ou les compétences nécessaires. Dans notre exemple argentin, la société mère savait que l’expérience de la construction en Argentine serait importante pour la réussite du projet. Les deux entreprises se renseignent sur les capacités de l’autre entreprise pour s’assurer que le partenariat est approprié pour les deux entreprises.

COMPRÉHENSIONS CLÉS

Les produits de base sont achetés par l’intermédiaire de fournisseurs en utilisant une demande de devis (RFQ) et sélectionnés sur la base du prix. La relation avec un fournisseur clé fait exception à cette règle, lorsque la relation entre le fournisseur et l’organisation est à long terme et que le fournisseur fait profiter le projet des économies réalisées en évitant le processus d’appel d’offres.
Les fournisseurs proposent des produits et des services conçus pour le projet sur la base d’une demande de proposition (DP) qui invite les fournisseurs à atteindre les objectifs de la demande en utilisant leurs produits et leurs compétences.
Si l’organisation manque de compétences ou de relations clés, elle peut conclure un accord de partenariat avec une autre entreprise pour partager les avantages et les risques du projet.