OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
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Les projets, par définition, ont un début et une fin. Ils ont également des phases définies entre le lancement du projet et sa clôture. Une phase représente un regroupement d’activités similaires dont le début et la fin sont très vaguement définis. Les phases sont aussi généralement séquentielles, la phase précédente étant essentiellement terminée avant le début de la phase suivante. Les phases n’ont pas de dates de fin précises et certaines activités d’une phase initiale du projet se poursuivront dans les phases ultérieures. Cela contraste avec les dates de début et de fin du projet et les dates repères, qui ont des dates clairement définies et dont on s’attend à ce qu’elles soient respectées.
La phase d’initiation d’un projet représente les activités associées au démarrage du projet. Les activités de la phase d’initiation comprennent les réunions de lancement du projet, l’identification de l’équipe de projet, le développement des ressources nécessaires à l’élaboration du plan de projet, ainsi que l’identification et l’acquisition de l’infrastructure de gestion du projet (espace, ordinateurs). Pour les projets dont la portée du travail n’est pas bien définie, l’équipe de projet investira du temps et des ressources dans l’élaboration d’une portée plus claire du travail. Pour les projets dont les principales parties prenantes ne sont pas alignées, l’équipe de projet consacrera du temps et des ressources à l’alignement des parties prenantes.
Les activités de la phase d’initiation du projet varient d’un projet à l’autre. Elles comprennent toutes les activités nécessaires pour commencer à planifier le projet. La phase de lancement commence généralement par l’affectation du chef de projet et se termine lorsque l’équipe de projet dispose de suffisamment d’informations pour commencer à élaborer un calendrier et un budget détaillés. Contrairement aux jalons du projet, certaines activités associées au lancement du projet peuvent être retardées sans pour autant retarder la fin du projet. Par exemple, il est avantageux pour le projet que les principales parties prenantes soient alignées dès le début, mais il est parfois difficile d’obtenir l’engagement des parties prenantes à investir le temps et les ressources nécessaires pour s’engager dans un processus d’alignement. Parfois, ce n’est qu’après que les parties prenantes commencent à observer les progrès d’un projet que le gestionnaire de projet peut faciliter les processus d’alignement des parties prenantes.
Les connaissances, les compétences et l’expérience nécessaires au projet peuvent varier à chaque phase. Pendant les premières phases d’un projet, la direction du projet doit posséder de bonnes compétences conceptuelles, la capacité de constituer une équipe et l’expérience nécessaire pour établir une feuille de route. Lors de la clôture du projet, la direction du projet doit faire preuve d’un haut degré de motivation et d’attention aux détails. Dans le cas d’un projet de grande envergure, d’une durée de deux ans ou plus, il est courant de voir l’équipe de gestion du projet changer de direction afin de fournir des compétences adaptées aux phases finales du projet.
The Project Management InstituteProject Management Institute, Inc., A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 4th ed. (Newtown Square, PA: Project Management Institute, Inc., 2008), 11–16. identifie quatre phases majeures d’un projet comme caractéristiques du cycle de vie du projet. Ces quatre phases du cycle de vie sont l’initiation, la planification, l’exécution et la clôture du projet. La phase d’initiation, que le PMI qualifie de « démarrage du projet », comprend toutes les activités nécessaires au démarrage du projet. Ces activités comprennent la tenue de la réunion de lancement du projet, la confirmation ou le développement des calendriers et des budgets conceptuels, et l’acquisition des ressources nécessaires à l’exécution du projet, telles que les bureaux, les ordinateurs et les équipements de communication.
La phase de planification, que le PMI qualifie d' »organisation et préparation », comprend l’élaboration de calendriers plus détaillés et d’un budget. La planification comprend également l’élaboration de plans détaillés de dotation en personnel, d’approvisionnement et de contrôle du projet. L’accent de la phase de planification est mis sur la compréhension de la façon dont le projet sera exécuté et sur un plan d’acquisition des ressources nécessaires à son exécution. Bien qu’une grande partie de l’activité de planification ait lieu pendant la phase de planification, le plan du projet continuera d’être ajusté pour répondre aux nouveaux défis et opportunités. Les activités de planification se déroulent tout au long de la vie du projet.
La phase d’exécution, qualifiée par le PMI de « réalisation du travail », comprend les principales activités nécessaires pour accomplir le travail du projet. Dans le cas d’un projet de construction, il s’agit des activités de conception et de construction. Dans le cas d’un projet de technologie de l’information (TI), il s’agit du développement du code du logiciel. Dans le cas d’un projet de formation, il s’agit de l’élaboration et de la mise en œuvre de la formation.
La phase de clôture – ou, selon la nomenclature du PMI, la « clôture du projet »- représente l’étape finale d’un projet. Le personnel du projet est transféré hors du projet, les documents du projet sont archivés et les quelques derniers éléments ou la liste des travaux à faire sont terminés. Le client du projet prend le contrôle du produit du projet et le bureau du projet est fermé.
La quantité de ressources et les compétences nécessaires pour mettre en œuvre chaque phase du projet dépendent du profil du projet. En général, un projet dont le profil est plus complexe nécessite davantage de compétences et de ressources pendant la phase de lancement. Les projets dont le profil indique des problèmes d’alignement entre les principales parties prenantes ou des questions politiques et juridiques nécessiteront des ressources spécialisées pour élaborer des plans permettant de résoudre ces problèmes dès le début du projet. Un projet présentant un niveau de complexité moindre investira davantage de ressources dans les phases d’exécution afin de réaliser le projet de la manière la plus efficace et efficiente possible.
COMPRÉHENSIONS CLÉS
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