Contexte du projet
OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
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Le projet est affecté par le type d’organisation dans laquelle le projet est mené et la manière dont l’organisation est organisée pour gérer les projets
Priorités organisationnelles
Les organisations remplissent un rôle sociétal pour répondre aux fonctions économiques, religieuses et de gouvernance. Les usines, les églises et les hôpitaux locaux sont tous des organismes qui répondent à un besoin social ou communautaire. Les usines créent de la richesse et des emplois, les églises répondent aux besoins spirituels et sociaux communs des communautés, et les organisations gouvernementales fournissent des réglementations et des services qui permettent une société ordonnée. Ces organisations ont des visions différentes du temps et chacune d’entre elles développe une approche opérationnelle pour réaliser son objectif sur cet horizon temporel. Par exemple, un groupe religieux peut entamer la construction d’une cathédrale dont l’achèvement prendrait plusieurs vies, les performances du gouvernement sont examinées au moment des élections et une entreprise publique doit justifier son utilisation de l’argent chaque année dans son rapport annuel.
Les organisations fonctionnent pour produire de manière efficace et efficiente le produit ou le service qui permet d’atteindre la finalité et les objectifs de l’organisation tels que définis par les principales parties prenantes – celles qui ont une part ou un intérêt. Une organisation cherche à développer des processus de travail stables et prévisibles, puis à améliorer ces processus de travail au fil du temps en augmentant la qualité, en réduisant les coûts et en raccourcissant les délais de livraison. La gestion de la qualité totale, la production allégée et plusieurs autres philosophies et méthodologies de gestion se sont attachées à fournir les outils et les processus permettant d’accroître l’efficacité et l’efficience de l’organisation. Historiquement, ces méthodologies se sont concentrées sur la création d’une amélioration incrémentale et continue des processus de travail. Plus récemment, les organisations se concentrent de plus en plus sur des changements progressifs qui tirent parti des nouvelles technologies pour créer une amélioration significative de l’efficacité ou de l’efficience de l’organisation.
Souvent, ces initiatives visant à accroître l’efficacité ou l’efficience de l’organisation sont identifiées comme des projets. Les organisations économiques lanceront un projet pour fabriquer un nouveau produit, pour introduire ou réorganiser des processus de travail afin de réduire considérablement les coûts des produits, ou pour fusionner avec d’autres organisations afin de réduire la concurrence ou de diminuer les coûts et de générer des bénéfices supplémentaires. Une organisation sociale, comme un hôpital, peut construire une nouvelle aile, introduire un nouveau service ou concevoir de nouveaux processus de travail pour réduire les coûts. Une organisation gouvernementale peut introduire un nouveau logiciel qui traite les dossiers publics plus efficacement, construire une nouvelle route pour réduire les embouteillages ou combiner des services pour réduire les coûts.
Chacune de ces initiatives répond à notre définition d’un projet. Chacune d’entre elles est une entreprise temporaire et produit un produit ou un service unique. Pour gérer efficacement ces projets, il faut appliquer les connaissances, les compétences et les outils de la gestion de projet.
Gestion des opérations et gestion de projet
Une façon d’améliorer la compréhension de la gestion de projet est de la comparer à la gestion des opérations. Que ce soit dans une organisation économique, socioreligieuse ou gouvernementale, les gestionnaires sont chargés d’atteindre de manière efficace et efficiente l’objectif de l’organisation. Généralement, le dirigeant d’une organisation économique se concentre sur la maximisation des profits et de la valeur pour les actionnaires. Les dirigeants d’organisations socioreligieuses se concentrent sur la prestation efficace et efficiente d’un service à une communauté ou à un groupe d’électeurs, et les gestionnaires gouvernementaux se concentrent sur l’atteinte des objectifs établis par les dirigeants gouvernementaux.
Figure 1.3 La gestion des opérations se concentre sur l’amélioration des processus répétitifs.
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Les responsables des opérations se concentrent sur les processus de travail de l’opération. Des processus de travail plus efficaces permettront de produire un meilleur produit ou service, et un processus de travail plus efficient permettra de réduire les coûts. Les gestionnaires des opérations analysent les processus de travail et explorent les possibilités d’amélioration. La gestion de la qualité totale, l’amélioration continue des processus, la production allégée et d’autres aspects du mouvement pour la qualité fournissent des outils et des techniques pour examiner la culture organisationnelle et les processus de travail afin de créer une organisation plus efficace et efficiente. Les gestionnaires des opérations sont axés sur les processus, sur la saisie et la normalisation de l’amélioration des processus de travail et sur la création d’une culture organisationnelle axée sur les objectifs à long terme de l’organisation.
Les chefs de projet se concentrent sur les objectifs du projet. La réussite du projet est liée à la réalisation des objectifs du projet dans les délais impartis. Les gestionnaires de projet sont orientés vers les objectifs et sensibles aux délais. Les gestionnaires de projet appliquent des outils et des techniques de gestion de projet pour définir clairement les objectifs du projet, élaborer un plan d’exécution pour atteindre ces objectifs, et respecter les étapes et la date de fin du projet.
Un gestionnaire des opérations peut investir 10 000 $ pour améliorer un processus de travail qui permet d’économiser 3 000 $ par année. Sur une période de cinq ans, le gestionnaire des opérations a amélioré la rentabilité des opérations de 5 000 $ et continuera à économiser 3 000 $ chaque année. Le gestionnaire d’un projet d’un an ne pourrait pas générer les économies justifiant ce type d’amélioration des processus et n’investirait pas de ressources pour explorer ce type d’économies.
Un gestionnaire des opérations crée une culture qui met l’accent sur la santé à long terme de l’organisation. Il constitue des équipes qui, au fil du temps, se concentrent sur la normalisation et l’amélioration des processus de travail, recherchent et soutiennent les membres de l’équipe qui s’y intègrent et contribuent à l’efficacité de l’équipe et à sa culture. Les chefs de projet créent une équipe qui se concentre sur les objectifs et qui est motivée par la réussite du projet. Les membres de l’équipe de projet savent que l’affectation au projet est temporaire car le projet, par définition, est temporaire. Les membres de l’équipe de projet sont souvent membres d’équipes organisationnelles qui ont un plus grand potentiel d’influence sur les possibilités d’avancement à long terme. Les gestionnaires de projet créent des objectifs et des attentes clairs pour les membres de l’équipe et lient la réussite du projet à la réussite globale de l’organisation. Les gestionnaires des opérations sont axés sur le long terme et sur les processus. Les gestionnaires de projet sont axés sur les objectifs et les étapes clés.
S’organiser pour gérer des projets
La gestion de projet étant différente de la gestion des opérations, les projets sont mieux gérés par des personnes formées à la gestion de projet. Cette expertise peut être obtenue en engageant une société de conseil externe spécialisée dans la gestion de projet ou en développant un groupe interne.
Certaines organisations sont conçues pour exécuter des projets. Souvent, les entités passent des contrats avec des sociétés d’ingénierie et de construction pour concevoir et construire leurs installations ou engagent des sociétés de logiciels pour développer une solution logicielle. Les principaux processus de travail au sein de ces organisations sont conçus pour soutenir l’acquisition et l’exécution des projets. Les départements fonctionnels tels que l’estimation, l’ordonnancement et l’approvisionnement créent et maintiennent des compétences de base conçues pour soutenir les projets. La capacité de ces types d’organisations à gérer des projets avec succès devient un avantage concurrentiel sur le marché.
Les organisations conçues pour produire des produits ou des services utilisent également des projets. Les activités majeures qui ne font pas partie du travail normal des départements ou des unités fonctionnelles de l’organisation ou les activités majeures qui dépassent les frontières fonctionnelles deviennent un projet (une tâche temporaire entreprise pour créer un produit ou un service unique). Comme les pressions économiques augmentent la vitesse à laquelle les organisations doivent changer et s’adapter aux nouvelles conditions environnementales, les dirigeants sont de plus en plus nombreux à affréter des projets pour permettre à l’organisation de s’adapter plus rapidement. L’application d’une approche de gestion de projet augmente les chances de succès lorsque les organisations affrètent un projet pour faciliter le changement organisationnel, pour accroître le développement et l’introduction de nouveaux produits ou pour soutenir la fusion ou le désinvestissement d’unités organisationnelles.
Bureaux de gestion de projet (PMO) ont vu le jour pour faciliter le développement de connaissances, de compétences et d’outils organisationnels permettant d’affréter et de gérer des projets en interne au sein de l’organisation. La structure et la responsabilité du PMO varient en fonction de l’approche de gestion de projet de l’organisation mère. À une extrémité du spectre, le PMO a l’entière responsabilité des projets au sein d’une organisation, depuis les critères et la sélection des projets appropriés jusqu’à la responsabilité de la performance des projets. Dans les organisations qui investissent massivement dans le PMO, un grand nombre de projets de nouveaux produits ou d’amélioration des processus sont soumis, et le bureau de projet élabore un portefeuille de projets à gérer sur une période donnée qui maximise l’utilisation des ressources organisationnelles et fournit le meilleur rendement à l’organisation.
Les PMO peuvent assurer diverses fonctions pour une organisation. Voici quelques-unes des fonctions possibles :
- Gestion de projet. Certaines organisations maintiennent le gestionnaire de projet au sein du PMO, affectent des gestionnaires de projet d’autres départements, font appel à des gestionnaires de projet contractuels, ou pratiquent une combinaison de ces trois méthodes.
- Centre d’excellence. Le bureau de projet peut maintenir les politiques et procédures de gestion de projet de l’organisation, maintenir une base de données historique, maintenir les meilleures pratiques, et fournir une formation et une expertise spécialisée si nécessaire.
- Gestion de portefeuille. Le bureau de projet supervise en fait les chefs de projet et contrôle la performance des projets. La gestion de portefeuille comprend également la hiérarchisation des projets sur la base de leur valeur pour l’organisation et la tenue d’un inventaire des projets. La gestion de portefeuille équilibre le nombre et le type de projets afin d’obtenir le meilleur rendement de l’ensemble du portefeuille de projets.
- Soutien fonctionnel. Le bureau de projet maintient une expertise en gestion de projet pour soutenir le projet. L’estimation, la programmation du projet et l’analyse des coûts du projet sont des exemples de soutien fonctionnel.
| COMPRÉHENSIONS CLÉS L’objectif d’une organisation peut influencer sa vision du temps alloué aux projets. Dans une organisation, la gestion de projet peut être utilisée pour effectuer des changements progressifs afin de tirer parti des nouvelles technologies ou d’apporter des améliorations significatives en termes d’efficacité ou d’efficience. Les gestionnaires des opérations sont axés sur le long terme et sur les processus. Les gestionnaires de projet sont orientés vers les objectifs et les étapes clés. Les projets peuvent être gérés par des contractants externes ou par un groupe interne dans un PMO. |