Choisir le type de contrat
OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
|
Un accord entre l’organisation et un fournisseur extérieur d’un service ou de matériel est un contrat légal. Pour limiter les malentendus et les rendre plus exécutoires, les contrats sont généralement des documents écrits qui décrivent les obligations des deux parties.
Étant donné que les accords juridiques créent souvent des risques pour l’organisation mère, les activités d’achat sont souvent guidées par les politiques et les procédures de l’organisation mère. Après que l’équipe de gestion du projet ait acquis une compréhension des parties du travail du projet qui seront externalisées et défini le type de relations nécessaires pour soutenir le plan d’exécution du projet, l’équipe d’approvisionnement commence à développer le plan de sous-traitance. Pour les projets plus petits et moins complexes, l’élaboration et l’exécution du contrat sont généralement gérées par la société mère ou par une personne affectée à temps partiel au projet. Pour les projets plus importants et plus complexes, l’équipe chargée des achats peut être composée d’équipes de travail au sein de la fonction d’achat ayant une expertise particulière en matière de contrats. Le plan de contrat définit la relation entre le projet et les sous-traitants (fournisseur, vendeur ou partenaire) et définit également un processus pour apporter des modifications à l’accord afin de s’adapter aux changements qui se produiront sur le projet. Ce processus de gestion des changements est similaire au processus de gestion des changements utilisé avec l’accord du projet avec le client du projet.
Figure 12.5 Les contrats sont des accords juridiquement contraignants. © Jupiterimages Corporation
Le plan de passation de marché du projet soutient l’approche d’approvisionnement du projet. Voici quelques facteurs à prendre en compte lors du choix du type de contrat :
- L’incertitude quant à l’étendue des travaux nécessaires
- la partie qui assume le risque d’une augmentation inattendue des coûts
- L’importance de respecter les dates prévues pour les étapes clés
- La nécessité de prévoir les coûts du projet
Il existe plusieurs types d’approches contractuelles, chacune d’entre elles prenant en charge différents environnements et approches de projet. Les contrats légaux qui soutiennent le plan d’approvisionnement consistent en deux types généraux de contrats : les contrats à prix fixe et les contrats à frais remboursables, avec des variantes pour chaque type principal.
Contrats à prix fixe
Le contrat à prix fixe est un accord juridique entre l’organisation du projet et une entité (personne ou société) pour fournir des biens ou des services au projet à un prix convenu. Le contrat détaille généralement la qualité des biens ou des services, le calendrier nécessaire pour soutenir le projet, et le prix de la livraison des biens ou des services. Il existe plusieurs variantes du contrat à prix fixe. Pour les produits de base et les biens et services dont l’étendue des travaux est très claire et peu susceptible de changer, le contrat à prix fixe offre un coût prévisible. La responsabilité de la gestion des travaux pour répondre aux besoins du projet incombe à l’entrepreneur. L’équipe de projet suit l’évolution de la qualité et du calendrier pour s’assurer que les entrepreneurs répondront aux besoins du projet. Les risques associés aux contrats à prix fixe sont les coûts liés aux modifications du projet. Si un changement survient dans le projet et nécessite un ordre de modification de la part de l’entrepreneur, le prix de ce changement est généralement très élevé. Même lorsque le prix des modifications est inclus dans le contrat initial, les modifications apportées à un contrat à prix fixe engendreront des coûts totaux de projet plus élevés que d’autres formes de contrats, car la majorité du risque de coût est transférée à l’entrepreneur, et la plupart des entrepreneurs ajouteront une contingence au contrat pour couvrir leur risque supplémentaire.
Les contrats à prix fixe exigent la disponibilité d’au moins deux fournisseurs ou plus qui possèdent les qualifications et les antécédents de performance permettant de répondre aux besoins du projet. L’autre exigence est une portée des travaux qui ne changera probablement pas. L’élaboration d’un cahier des charges clair basé sur des informations fiables, la création d’une liste de soumissionnaires hautement qualifiés et l’élaboration d’un contrat clair qui reflète ce cahier des charges sont des aspects essentiels d’un bon contrat à prix fixe.
Contrat à coût total fixe
Si le prestataire de services est chargé d’incorporer tous les coûts, y compris les bénéfices, dans le prix convenu, il s’agit d’un contrat à coût total fixe. Le contractant assume les risques d’une augmentation imprévue de la main-d’œuvre et des matériaux nécessaires pour fournir le service ou les matériaux et de la quantité de temps et de matériaux nécessaires.
Prix fixe avec ajustement du prix
Le contrat à prix fixe avec ajustement du prix est utilisé pour les projets exceptionnellement longs qui s’étendent sur plusieurs années. L’utilisation la plus courante de ce type de contrat est le prix ajusté en fonction de l’inflation. Dans certains pays, la valeur de la monnaie locale peut varier fortement en quelques mois, ce qui affecte le coût des matériaux et de la main-d’œuvre locale. En période d’inflation élevée, le client assume le risque d’une augmentation des coûts due à l’inflation, et le prix du contrat est ajusté en fonction d’un indice d’inflation. La volatilité de certains produits de base peut également être prise en compte dans un contrat d’ajustement des prix. Par exemple, si le prix du pétrole affecte de manière significative les coûts du projet, le client peut accepter le risque de volatilité du prix du pétrole et inclure une disposition dans le contrat qui permettrait l’ajustement du prix du contrat en fonction d’un changement du prix du pétrole.
Contrat à prix fixe avec prime d’encouragement
Figure 12.6 Les incitations peuvent être des récompenses ou des punitions.
© 2010 Jupiterimages Corporation
Le contrat à prix fixe avec prime d’incitation est un type de contrat qui prévoit une prime d’incitation pour des performances sur le projet supérieures à la base établie dans le contrat. Le contrat peut inclure une incitation pour l’achèvement des travaux à une étape importante du projet. Les contrats comportent souvent une clause de pénalité si le travail n’est pas effectué conformément au contrat. Par exemple, si le nouveau logiciel n’est pas terminé à temps pour permettre le démarrage d’une nouvelle usine, le contrat peut pénaliser l’entreprise de logiciels d’une somme d’argent quotidienne pour chaque jour de retard. Ce type de pénalité est souvent utilisé lorsque le logiciel est essentiel au projet et que le retard entraînera des coûts importants pour le projet.
Prix unitaire fixe
Si le service ou les matériaux peuvent être mesurés en unités standard, mais que la quantité nécessaire n’est pas connue avec précision, le prix par unité peut être fixé – un contrat à prix unitaire fixe. L’équipe de projet assume la responsabilité d’estimer le nombre d’unités utilisées. Si l’estimation n’est pas exacte, il n’est pas nécessaire de modifier le contrat, mais le projet dépassera le coût prévu au budget.
Figure 12.7 Tableau des contrats à prix fixe et de leurs caractéristiques
Contrats à frais remboursables
Dans un contrat à frais remboursables, l’organisation accepte de payer le contractant pour le coût d’exécution du service ou de fourniture des biens. Les contrats à frais remboursables sont également connus sous le nom de contrats à frais majorés. Les contrats à frais remboursables sont le plus souvent utilisés lorsque l’étendue des travaux ou les coûts d’exécution des travaux ne sont pas bien connus. Le projet utilise un contrat à frais remboursables pour payer l’entrepreneur pour les dépenses admissibles liées à l’exécution des travaux. Puisque le coût du projet est remboursable, l’entrepreneur court beaucoup moins de risques liés à l’augmentation des coûts. Lorsque les coûts des travaux ne sont pas bien connus, un contrat à frais remboursables réduit le montant que les soumissionnaires mettent dans leur offre pour tenir compte du risque associé aux augmentations potentielles des coûts.
L’entrepreneur est également moins motivé à trouver des moyens de réduire le coût du projet, à moins qu’il n’y ait des incitations à soutenir la réalisation des objectifs du projet. Les contrats à frais remboursables exigent également une bonne documentation des coûts du projet afin de garantir que l’entrepreneur est payé pour tout le travail effectué et que l’organisation ne paie pas pour quelque chose qui n’a pas été réalisé.
L’entrepreneur reçoit un montant supplémentaire en sus des coûts. Il existe plusieurs façons de rémunérer l’entrepreneur.
Contrat à frais remboursables avec honoraires fixes
Un contrat à frais remboursables avec honoraires fixes fournit à l’entrepreneur un montant d’honoraires ou de bénéfices qui est déterminé au début du contrat et qui ne change pas.
Figure 12.8 Cost Reimbursable Contract. © Jupiterimages Corporation
Contrat à frais remboursables avec pourcentage d’honoraires
Un contrat à frais remboursables avec un pourcentage d’honoraires paie l’entrepreneur pour les coûts plus un pourcentage des coûts, comme 5 % du total des coûts admissibles. L’entrepreneur est remboursé pour les coûts admissibles et reçoit des honoraires.
Contrat à frais remboursables avec une prime d’encouragement
Un contrat à frais remboursables assorti d’une prime d’incitation est utilisé pour encourager les performances dans des domaines essentiels au projet. Souvent, le contrat tente de motiver les entrepreneurs à économiser ou à réduire les coûts du projet. L’utilisation d’un contrat à frais remboursables assorti d’une prime d’incitation est un moyen de motiver les comportements de réduction des coûts.
Contrat à prix coûtant majoré avec frais d’attribution
Un contrat à prix coûtant majoré avec honoraires rembourse l’entrepreneur pour tous les coûts admissibles plus des honoraires basés sur des critères de performance. Les honoraires sont généralement basés sur des buts ou des objectifs qui sont plus subjectifs. Une somme d’argent est mise de côté pour que l’entrepreneur puisse la gagner grâce à d’excellentes performances, et la décision sur le montant à payer à l’entrepreneur est laissée au jugement de l’équipe de projet. Le montant est suffisant pour motiver d’excellentes performances.
L’article suivant de Reuters traite de l’utilisation d’une commission d’adjudication pour inciter l’entrepreneur à maintenir les performances du navire pendant son transfert à d’autres propriétaires.
VSE Corporation (NASDAQ GS : VSEC) a annoncé aujourd’hui que le Naval Sea Systems Command lui a attribué une modification d’option de contrat à prix coûtant majoré de 249 millions de dollars, qui peut être exercée par la Marine pour fournir une année supplémentaire de soutien continu aux NAVSEA PMS 326 et 333 pour les anciens navires de la Marine américaine qui sont vendus, loués ou transférés d’une autre manière à des clients FMS par le biais du programme de ventes militaires étrangères (FMS).
Ce contrat prévoit des services de soutien aux navires américains qui sont vendus, loués ou autrement transférés à des clients FMS en fournissant des services d’ingénierie, techniques, d’approvisionnement, de logistique, de test, d’inspection, de calibration, de réparation, de maintenance et de soutien à la révision, y compris la réactivation et la modernisation.
Depuis 1995, la division GLOBAL du groupe international de VSE (anciennement division BAV) a transféré 42 navires à des gouvernements étrangers. VSE réactive actuellement l’EX-USNS Andrew J. Higgins (TAO-190) en vue de son transfert au Chili. En outre, VSE soutient activement divers pays dans le cadre du suivi des exigences de soutien technique du contrat, en fournissant une assistance en matière de formation, d’entretien, de réparation et d’amélioration de l’infrastructure du pays pour les navires transférés. Les pays actuellement soutenus par VSE sont le Bahreïn, l’Égypte, le Japon, le Mexique, Taiwan, la Turquie, la Pologne, les Philippines, l’Italie et la Roumanie.
« Nous sommes extrêmement heureux d’avoir remporté ce prix. Il témoigne de la confiance que nous ont accordée la marine américaine et ses clients étrangers au cours des 14 dernières années », a déclaré Maurice « Mo » Gauthier, PDG de VSE. « Nous sommes impatients de continuer à offrir l’excellence et des solutions technologiques innovantes aux marines du monde entier pour les années à venir. « VSE Corporation, « VSE se voit attribuer par la marine une modification de l’option du contrat à prix coûtant majoré de 249 millions de dollars.
Contrats temps et matériaux
Pour les petites activités qui présentent une grande incertitude, l’entrepreneur peut facturer un taux horaire pour la main-d’œuvre, plus le coût des matériaux, plus un pourcentage des coûts totaux. Ce type de contrat est appelé temps et matériaux (T&M). Le temps est généralement facturé sur la base d’un taux horaire et l’entrepreneur présente généralement des feuilles de temps et des reçus pour les articles achetés sur le projet. Le projet rembourse l’entrepreneur pour le temps passé sur la base d’un taux convenu et du coût réel des matériaux. Les frais représentent généralement un pourcentage du coût total.
Les contrats temps et matériaux sont utilisés dans le cadre de projets pour des travaux de moindre envergure et comportant une incertitude ou un risque, et c’est le projet plutôt que l’entrepreneur qui assume le risque. Étant donné que l’entrepreneur inclura très probablement des contingences dans le prix d’autres types de contrats pour couvrir le risque élevé, les contrats T&M permettent de réduire le coût total du projet.
Figure 12.9 Tableau des types de contrats et de leurs caractéristiques
Pour minimiser le risque pour le projet, le contrat comprend généralement un montant à ne pas dépasser, ce qui signifie que le contrat ne peut facturer que jusqu’au montant convenu. Le contrat T&M permet au projet de faire des ajustements au fur et à mesure que des informations supplémentaires sont disponibles. Le coût final des travaux n’est pas connu tant que l’on ne dispose pas de suffisamment d’informations pour établir une estimation plus précise.
Paiements progressifs et gestion des changements
Les vendeurs et les fournisseurs exigent généralement des paiements pendant la durée du contrat. Dans le cas de contrats qui durent plusieurs mois, l’entrepreneur encourra des coûts importants et voudra que le projet lui permette de payer ces coûts le plus tôt possible. Plutôt que d’attendre la fin du contrat, un calendrier des paiements est généralement élaboré dans le cadre du contrat et est lié à l’achèvement d’une quantité définie de travail ou à des étapes clés du projet. Ces paiements effectués avant la fin du projet et basés sur l’avancement des travaux sont appelés paiements progressifs. Par exemple, un fournisseur de béton dans le cadre d’un projet de construction peut facturer le contrat pour la quantité de béton coulée le mois précédent, plus le bénéfice réalisé pendant cette période. Dans le cadre d’un projet de formation, le contrat peut prévoir un calendrier de paiement pour l’élaboration du programme d’études, le paiement étant effectué lorsque le programme est terminé et accepté. Dans chaque cas, il y a une quantité définie de travail à accomplir, un délai pour accomplir ce travail et une norme de qualité que le travail doit atteindre avant que l’entrepreneur soit payé pour le travail.
Tout comme le projet a une portée de travail qui définit ce qui est inclus dans le projet et ce qui est en dehors du projet, les vendeurs et les fournisseurs ont une portée de travail qui définit ce qu’ils produiront ou fourniront à l’entreprise. (Les partenaires partagent généralement l’étendue des travaux du projet et peuvent ne pas avoir d’étendue des travaux distincte). Il arrive souvent que des changements surviennent sur le projet qui nécessitent de modifier l’étendue des travaux de l’entrepreneur. La manière dont ces changements seront gérés pendant la durée du projet est généralement documentée dans le contrat. Il est important de saisir ces changements à un stade précoce, de documenter ce qui a changé et l’impact de ce changement sur le contrat, et d’élaborer un ordre de modification (une modification du contrat) pour maintenir l’avancement du projet. Un conflit entre les membres de l’équipe survient souvent lorsque les changements ne sont pas documentés ou lorsque l’équipe ne peut pas se mettre d’accord sur le changement. L’élaboration et la mise en œuvre d’un processus efficace de gestion des changements pour les entrepreneurs et les fournisseurs clés minimiseront ce conflit et l’effet négatif potentiel sur le projet.
COMPRÉHENSIONS CLÉS
|