OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
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Pour gérer un calendrier, le chef de projet doit savoir comment le travail progresse par rapport au calendrier principal et, si nécessaire, apporter des modifications pour que le projet respecte les délais.
Le suivi de l’exécution du calendrier consiste à mesurer le travail effectué par rapport au travail qui devrait être effectué avec une dépense donnée de ressources. Des rapports périodiques sur l’avancement du projet fournissent à l’équipe de gestion du projet des informations sur la façon dont le projet se comporte par rapport aux attentes et lui permettent de prendre des décisions et d’apporter des corrections. La mesure précise de la performance du calendrier exige une planification dès les premières étapes du projet afin de déterminer l’unité de mesure et le processus de suivi de la progression.
Pour déterminer le pourcentage d’un projet qui a été achevé, le chef de projet doit déterminer ce qu’il faut mesurer. Certains pourcentages sont trompeurs. Par exemple, un projet qui a réalisé 25 % des activités prévues ne signifie pas que le projet est terminé à 25 %. Dans notre exemple du déménagement de John, quatre pièces devaient être emballées. Une fois la chambre à coucher emballée, l’emballage n’était pas terminé à 25 %. La cuisine contenait cinq fois plus d’objets et nécessitait un emballage plus délicat et plus long. Jean a estimé que 40 % des objets à emballer se trouvaient dans la cuisine, 20 % dans le salon, 20 % dans la chambre à coucher et les 20 % restants dans divers endroits. Si l’unité de mesure pour ces activités est le nombre d’articles emballés, l’emballage n’est achevé qu’à 20 %, au lieu de 25 % si les pièces sont l’unité de mesure.
L’unité de mesure pour le suivi de l’avancement du calendrier est liée à l’estimation. Si l’on utilise les heures de travail comme unité de mesure, le pourcentage d’emballage est encore plus faible car on estime qu’il faut plus de temps pour emballer chaque article dans la cuisine. Au fur et à mesure que l’équipe de gestion du projet estime la durée de chaque activité, la quantité de travail nécessaire pour accomplir les tâches est saisie à la fois dans les ressources dépensées et dans une unité de mesure pour le suivi de la progression. L’unité de mesure est liée au type de projet. Dans le cas d’un projet de développement de logiciels, l’unité de mesure peut être les lignes de code écrites. L’unité de mesure choisie peut affecter la qualité du travail.
Dans le cadre d’un projet de construction, l’unité de mesure peut être le nombre de mètres de béton coulés, et dans le cadre d’un projet de formation, l’unité de mesure peut être le nombre de programmes de cours élaborés ou le nombre d’étudiants formés.
Les jalons permettent à la direction du projet de se concentrer sur la réalisation des activités qui auront le plus d’impact sur le calendrier. Sur les projets complexes, se concentrer sur les jalons est utile pour communiquer les dates importantes à l’ensemble de l’équipe de projet. Les membres de l’équipe de projet peuvent alors ajuster leurs efforts pour réaliser les activités liées aux événements marquants.
De nombreux chefs de projet pensent que le temps perdu sur les premières activités peut être rattrapé vers la fin du projet. Les décisions difficiles concernant le paiement d’heures supplémentaires et le travail le week-end sont souvent reportées à la fin du projet, lorsque la pression pour terminer le projet dans les temps devient beaucoup plus forte. Les gestionnaires de projet qui se concentrent sur les événements marquants créent un sentiment d’urgence pour respecter les dates limites et répartissent l’urgence de terminer le projet sur toute la durée du projet. Les projets qui respectent les dates repères ont plus de chances de respecter les dates d’achèvement du projet.
Une mise à jour du calendrier est distribuée régulièrement pour fournir aux parties prenantes du projet une évaluation de l’avancement du projet par rapport au calendrier principal. Ce calendrier mis à jour est appelé calendrier actuel. Le calendrier actuel fournit de nouvelles dates de début et de fin pour toutes les activités et le projet. Les calculs basés sur le calendrier actuel peuvent entraîner un nouveau chemin critique et des changements ultérieurs dans le plan d’exécution du projet.
L’équipe de projet se fait une idée de la productivité du projet en comparant le calendrier actuel au calendrier initial. Si le calendrier est en retard sur les estimations initiales, l’équipe de projet évalue les causes de ce retard et élabore un plan pour y remédier. L’équipe de gestion du projet dispose généralement de plusieurs solutions pour faire face aux changements de la situation du projet. Le choix de la bonne alternative nécessite de bonnes informations.
Le calendrier des activités est contraint par la disponibilité des ressources. Si vous appliquez le calendrier des ressources à chaque activité pour vous assurer que les personnes et les équipements sont disponibles à ces dates, vous pouvez toujours passer à côté d’une contrainte importante. Si plusieurs activités utilisent le temps d’une personne particulière les mêmes jours, cette personne peut se retrouver avec trop d’activités programmées les mêmes jours et très peu les autres jours. Si les personnes clés sont surchargées, les activités auxquelles elles sont affectées risquent de ne pas être terminées à temps. La gestion du calendrier des activités pour s’assurer que suffisamment de ressources sont disponibles pour accomplir chaque tâche en répartissant la charge de travail s’appelle le nivellement des ressources. Les activités auxquelles cette personne est affectée et qui disposent d’une marge de manœuvre peuvent être retardées afin de réduire la surcharge de travail des personnes clés.
Le gestionnaire de projet doit savoir comment accélérer un calendrier pour compenser les événements imprévus qui retardent les activités essentielles ou pour s’adapter aux changements de la date d’achèvement du projet. Comprimer ou écraser le calendrier sont des termes utilisés pour décrire les différentes techniques utilisées pour raccourcir le calendrier du projet. Les gestionnaires de projet utilisent plusieurs techniques pour maintenir les projets dans les délais.
Une méthode d’accélération du calendrier consiste à ajouter au chemin critique des activités vides ou facultatives. Si le projet est en retard, le temps peut être rattrapé en abandonnant ces activités. Ce temps supplémentaire intégré au calendrier est appelé temps de contingence, tampon ou temps de réserve.
Les activités qui ne sont pas sur le chemin critique et qui ont une marge libre peuvent être retardées sans retarder la date de fin du projet si elles commencent à la date de début tardive. Les chefs de projet peuvent détourner certaines ressources des activités à marge libre vers les activités du chemin critique sans retarder l’achèvement du projet.
Le coût unitaire des travaux à effectuer dans le cadre d’un projet est calculé au début du projet sur la base de la stratégie d’exécution du projet afin de respecter la date d’achèvement du projet. Si la date d’achèvement du projet est avancée, le coût unitaire du travail augmentera probablement. Inversement, une équipe de projet peut être en mesure d’économiser de l’argent en repoussant la date de fin du projet. Avec plus de temps, l’équipe de projet peut être en mesure de programmer les activités de manière à réduire leurs coûts. Par exemple, une activité nécessitant le paiement d’heures supplémentaires peut désormais payer la main-d’œuvre à des taux normaux, ce qui permet d’économiser la prime pour heures supplémentaires. Modifier des éléments du calendrier directeur signifie un changement de portée. Les changements de portée affectent souvent les coûts et nécessitent l’accord des parties qui ont signé les documents de portée originaux.
Une autre option consiste à allouer des fonds qui peuvent être utilisés pour ajouter des ressources si nécessaire. Les ressources disponibles peuvent être augmentées en ajoutant des heures supplémentaires aux calendriers de ressources existants ou en embauchant des travailleurs contractuels supplémentaires ou en louant des équipements supplémentaires.
Une autre option pour accélérer le calendrier consiste à modifier les spécifications de qualité du produit. Cette modification est généralement effectuée dans le cadre d’un changement d’envergure.
COMPRÉHENSIONS CLÉS
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