Nourrir un sentiment de satisfaction

OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

Décrivez les avantages de l’utilisation de jalons de projet.
Décrivez les avantages d’inclure le client dans les célébrations et les directives pour le faire.

Gérer autour des jalons du projet

Les jalons du projet représentent des événements importants du projet. Certains jalons de projet signifient des événements externes qui fournissent des informations ou des ressources critiques au projet ou un événement externe qui exige des informations ou des livrables du projet.

Rappelons qu’un jalon est un événement qui ne consomme ni temps ni ressources. Dans cet exemple, l’événement « Fournir le rapport au client » est l’événement jalon. Toute l’activité de développement et de livraison du rapport a lieu avant l’événement jalon.

En faisant un effort supplémentaire pour livrer le rapport à la date prévue, on communique au client et à l’équipe de projet l’importance de respecter les jalons. Le client est convaincu que l’équipe de projet est déterminée à répondre à ses attentes et que les délais sont importants. Les efforts supplémentaires déployés par l’équipe pour respecter les dates critiques du client amènent souvent ce dernier à faire un effort supplémentaire pour aider l’équipe de projet à respecter les dates critiques.

Au cours de la vie d’un projet, l’équipe de projet rencontre un grand nombre de petits problèmes qui peuvent causer de petits retards. Un orage a provoqué une panne d’électricité dans l’immeuble de bureaux, et la conférence des soumissionnaires a dû être reportée d’une journée ; un virus informatique a empêché l’utilisation des ordinateurs, entraînant la perte d’une autre journée ; et les vols d’avion ont eu du retard, de sorte que les examens du projet ont eu un jour de retard. Aucun de ces événements n’a causé de problèmes importants pour le projet, mais ensemble, ils s’ajoutent à des retards qui pourraient affecter la date de fin du projet.

Si ces retards continuent à s’accumuler, la date de fin du projet commencera à glisser. À l’approche de la date d’achèvement du projet, l’équipe fera des heures supplémentaires, les décisions seront précipitées et des ressources seront ajoutées au projet pour éviter de manquer la date de fin du projet. Ce type d’atmosphère de fin de projet laissera une forte impression au client et ne produira généralement pas un client satisfait.

Figure 4.6 Le respect des jalons crée une meilleure atmosphère de projet.
© Jupiterimages Corporation

Les jalons du projet permettent au gestionnaire de projet de répartir la pression de fin de projet sur toute la durée du projet. Les gestionnaires de projet ajoutent des ressources, autorisent les heures supplémentaires et accélèrent le travail afin d’accomplir ce qui est nécessaire pour atteindre le jalon. Le travail du projet augmente en intensité, ce qui motive les membres de l’équipe de projet à accomplir le travail à temps jusqu’à ce que l’étape soit atteinte. Une fois l’étape franchie, les responsables du projet célèbrent et reconnaissent le succès de l’équipe, puis commencent à travailler à l’étape suivante. Les gestionnaires de projet utilisent les jalons pour accroître cette intensité et cette concentration afin de maintenir le projet dans les délais et d’éviter les retards dus à des décisions difficiles à la fin du projet.

Cette approche permet au gestionnaire de projet de réduire l’intensité du projet après l’accomplissement d’une étape importante. Après avoir célébré la réussite de l’étape, le chef de projet passe souvent en revue les plans futurs et permet à l’équipe de réfléchir à de nouvelles façons d’aborder le projet. Des ajustements sont apportés au plan de travail du projet et le cycle des jalons recommence.

Figure 4.7 La réalisation des objectifs d’étape réduit le stress.
© Jupiterimages Corporation

Les jalons sont rarement répartis uniformément sur la durée du projet. Les gestionnaires de projet sélectionnent souvent des événements clés et en font des jalons afin de créer un espacement à peu près égal entre les dates des jalons. Dans le cas de grands projets pluriannuels, la gestion d’un jalon par trimestre constitue un bon timing pour le projet. Sur des projets plus courts, des jalons mensuels peuvent fournir le bon timing. Pour les projets plus importants et plus complexes, un grand nombre d’activités peuvent être désignées comme des jalons pour le projet. Pour les projets plus petits, le gestionnaire de projet peut avoir besoin de créer artificiellement des jalons.

Faites participer le client aux célébrations

Les célébrations de projet sont un moment où le chef de projet et l’équipe de direction peuvent remercier les membres de l’équipe de projet pour leur contribution à la réussite du projet à différentes étapes du projet. Les célébrations de la réussite des étapes clés du projet sont de bons exemples de création d’une occasion de célébrer honnêtement. Certains projets organisent des fêtes d’anniversaire pour l’équipe ou des fêtes de fin d’année, et bien que ces événements puissent contribuer positivement au moral du projet, ils ne sont pas liés à la réussite de l’équipe dans l’accomplissement des objectifs du projet.

Les célébrations réussies renforcent les efforts et les activités à l’origine du succès. Les célébrations réussies communiquent l’appréciation de l’énergie et de l’engagement de l’équipe, concentrés sur les objectifs de l’équipe. Les célébrations réussies communiquent les progrès et la confiance aux parties prenantes du projet, et les célébrations réussies partagent le succès du projet avec le client et renforcent la réponse aux attentes du client.

Les célébrations réussies résultent d’une bonne planification et de l’application de certains principes de base pour les célébrations. Voici quelques-uns des principes de base pour l’élaboration d’une célébration réussie :

Ce qui a été accompli et pourquoi il était important pour le succès global du projet doit être communiqué à l’équipe. Discutez des objectifs qui ont été atteints, des jalons qui ont été franchis et de la manière dont cela a fait avancer le projet. Par exemple, l’équipe de conception civile d’un projet de construction a terminé la conception des travaux sur le site plus tôt que prévu, les offres pour les travaux sur le site ont été diffusées plus tôt que prévu et le projet a atteint l’objectif de déplacer la terre sur le site avant le 1er mai. En commençant tôt les travaux sur le site, on s’assure que les travaux de construction seront sous un toit avant que le mauvais temps ne frappe à la fin de l’automne.
Appréciation doivent être exprimés de manière spécifique. Une déclaration générale selon laquelle le projet a atteint tous les objectifs n’a pas la même signification que « l’équipe de projet a terminé le développement du nouveau programme de formation pour le 1er décembre ». Les gens associent leurs activités à l’atteinte de l’étape clé et sont fiers de leur contribution à la réussite du projet. Les membres de l’équipe apprécient que le chef de projet et d’autres personnes reconnaissent leur contribution.
Célébrations devrait se dérouler dans l’espace de travail où les réalisations ont été accomplies. Célébrer les fêtes à la cafétéria est approprié. Célébrer les réalisations du projet dans la zone du groupe de travail du projet permet d’associer plus fortement le travail du projet aux réalisations célébrées.
Réalisations de l’équipe doivent être célébrés peu de temps après l’atteinte de l’étape. Plus il s’écoule de temps entre les réalisations et les célébrations, plus l’impact est faible.
Les personnes qui reconnaissent publiquement l’équipe sont importantes. La direction du projet qui exprime son appréciation personnelle renforce la reconnaissance du travail et des efforts déployés pour atteindre les objectifs du projet. Les cadres supérieurs de l’entreprise renforcent l’importance du projet pour les objectifs de l’entreprise et la reconnaissance du rôle de la contribution de chaque membre de l’équipe de projet au succès de l’entreprise.
Dans de nombreuses cultures, la nourriture est associée à des moments de réflexion, comme la discussion à table ou les réunions de midi. Le fait de servir de la nourriture indique que cet événement est spécial. Cela signifie également que quelqu’un a pris le temps de préparer et de servir l’équipe du projet en guise d’appréciation.
Les clients jouent un rôle particulier dans les célébrations, et les célébrations jouent un rôle particulier dans la réponse aux attentes des clients. L’expression de l’appréciation d’un client à l’égard de l’équipe de projet est souvent plus significative que l’appréciation exprimée par les cadres supérieurs. Dans la plupart des organisations commerciales, les clients sont reconnus comme la source des bénéfices, des primes et des affaires futures. Un client qui exprime son appréciation à l’équipe de projet, surtout devant les cadres supérieurs de l’entreprise, donne à l’équipe de projet un statut spécial pour créer de la bonne volonté avec les clients.

Lorsque les clients prennent la parole lors d’une célébration, leurs remarques sont généralement très élogieuses pour le travail de l’équipe de projet. Cet événement est l’occasion pour le client de réfléchir et d’évaluer les progrès de l’équipe de projet. Souvent, le client conclut que l’équipe atteint ou dépasse les attentes. La célébration renforce cette conclusion.

Si le client a des doutes sur certaines performances du projet mais qu’il prend quand même la parole lors de la célébration et fait l’éloge de l’équipe, il risque de souffrir de dissonance cognitive. Le client va généralement réévaluer sa perception de la performance de l’équipe de projet et conclure que l’équipe a vraiment fait du bon travail. La perception est maintenant cohérente avec les remarques du client et le résultat final est une perception par le client d’un projet qui répond aux attentes.

Comprendre les attentes du client et y répondre est un processus proactif. Le chef de projet et l’équipe de projet élaborent des plans et des processus qui se concentrent sur la définition des spécifications et des attentes qui sont souvent difficiles à quantifier. L’équipe exécute le projet de manière à répondre à la fois aux spécifications du client et aux attentes plus subtiles qui ne sont pas reflétées dans les données mesurées.

COMPRÉHENSIONS CLÉS

Faire des efforts supplémentaires pour respecter les dates d’étape permet de maintenir le projet sur la bonne voie et d’éviter de gros problèmes à la fin du projet. Cela permet de réduire l’intensité après une étape importante afin de soulager le stress des membres de l’équipe, et cela donne confiance au client dans le fait que le projet sera terminé à temps.
Si le client participe aux célébrations des étapes importantes, il comprend mieux les efforts qu’il faut déployer pour maintenir le projet sur la bonne voie. Si on lui demande de dire quelque chose lors de la célébration, le client dira généralement des choses positives qui ont un effet sur sa perception du projet. Les célébrations doivent communiquer l’importance de l’étape pour le projet et faire l’éloge de réalisations spécifiques. La célébration doit avoir lieu sur le lieu de travail. Demandez à des personnes de haut rang de faire l’éloge de l’équipe de projet devant les autres afin de renforcer le sentiment de satisfaction et incluez de la nourriture dans la célébration pour la rendre plus sociale.