Le travail d’équipe sur le lieu de travail

Qu’est-ce qu’une équipe, et qu’est-ce qui la rend efficace ?

Le travail en équipe n’a jamais été aussi important dans les organisations qu’aujourd’hui. Que vous travailliez dans un environnement industriel et que vous utilisiez des équipes de travail autogérées, ou que vous travailliez dans l' »économie de la connaissance » et que vous tiriez profit de la collaboration au sein d’une structure d’équipe, vous exploitez le pouvoir d’une équipe.

Selon Katzenbach et Smith, dans leur article intitulé « The Discipline of Teams », publié dans la Harvard Business Review (HBR), une équipe se définit comme « des personnes organisées pour fonctionner de manière coopérative en tant que groupe » :

Un engagement et un objectif communs
Des objectifs de performance spécifiques
Des compétences complémentaires
Engagement sur la manière dont le travail est effectué
la responsabilité mutuelle.

Une équipe a un objectif spécifique qu’elle réalise, partage des rôles de direction et assume des responsabilités individuelles et mutuelles. Les équipes discutent, prennent des décisions et effectuent un travail réel ensemble, et elles mesurent leurs performances en évaluant les produits de leur travail collectif. Référence à la sagesse des équipes. C’est très différent du groupe de travail classique d’une organisation (généralement organisé par domaine fonctionnel) dans lequel il y a un leader ciblé, des responsabilités et des produits de travail individuels, et un objectif de groupe qui est le même que la mission organisationnelle plus large. Pensez à l’organisation financière ou à une unité commerciale particulière de votre entreprise : il s’agit, en fait, de groupes de travail plus importants qui assument une partie de la mission organisationnelle générale. Ils sont organisés sous la direction d’un chef et leur efficacité est mesurée par leur influence sur les autres membres de l’entreprise (par exemple, les performances financières de l’entreprise).

Illustration 15.2 Groupe de travail sur les finances Les gestionnaires avisés comprennent que toutes les relations influentes d’une entreprise ne figurent pas dans l’organigramme. Prenons l’exemple d’une maison d’édition qui pourrait avoir un responsable financier principal pour chaque groupe, comme les divisions des livres de fiction pour adultes, des livres non fictionnels, des livres pour jeunes adultes et des livres pour enfants. Un groupe de travail de l’équipe financière aiderait à diffuser les meilleures pratiques et conduirait à des opérations plus cohérentes pour l’ensemble de l’organisation. (Crédit : thetaxhaven /flickr / Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

Alors, qu’est-ce qui rend une équipe vraiment efficace ? Selon l’ouvrage de Katzenbach et Smith intitulé « Discipline of Teams », il existe plusieurs pratiques que les auteurs ont observées dans les équipes performantes. Ces pratiques sont les suivantes

Établir l’urgence, des normes de performance exigeantes et une direction. Les équipes fonctionnent mieux lorsqu’elles ont une raison impérieuse d’exister, et il est donc plus probable qu’elles réussissent et répondent aux attentes en matière de performance. Nous avons tous vu des équipes réunies pour s’occuper d’une « initiative importante » pour l’entreprise, mais en l’absence d’une orientation claire et d’une raison d’être vraiment convaincante, l’équipe perdra son élan et s’étiolera.

Sélectionnez les membres pour leurs compétences et leur potentiel, et non pour leur personnalité. Ce n’est pas toujours aussi facile qu’il y paraît, et ce pour plusieurs raisons. Tout d’abord, la plupart des gens préfèrent avoir dans leur équipe des personnes ayant une bonne personnalité et une attitude positive, afin de promouvoir un environnement de travail agréable. C’est très bien, mais assurez-vous que ces personnes possèdent les compétences requises (ou le potentiel d’acquisition/apprentissage) pour leur partie du projet. La deuxième mise en garde est que vous ne savez pas toujours quelles sont les compétences dont vous avez besoin pour un projet tant que vous n’avez pas vraiment creusé et vu ce qui se passe. Passez un peu de temps à réfléchir à l’objectif du projet et aux résultats attendus, et réfléchissez aux types de compétences spécifiques dont vous aurez besoin au sein de l’équipe.

Accordez une attention particulière aux premières réunions et aux premières actions. C’est une façon de dire que les premières impressions sont très importantes, et c’est tout aussi important pour les équipes que pour les individus. Les équipes interagiront avec tout le monde, depuis les experts fonctionnels jusqu’à la haute direction, et l’équipe doit paraître compétente et être perçue comme telle. Garder un œil sur le niveau d’intelligence émotionnelle de votre équipe est très important et améliorera la réputation de votre équipe et sa capacité à naviguer avec les parties prenantes au sein de l’organisation.

Établissez des règles de comportement claires. J’ai assisté à de nombreuses réunions et situations d’équipe au cours desquelles nous nous sommes empressés d’établir des « règles de base » parce qu’elles semblaient évidentes – et tout le monde a toujours présenté la même liste. Il est essentiel que l’équipe prenne le temps, dès le départ, de définir ses propres règles de conduite afin de garder l’équipe sous contrôle. Les règles qui traitent de domaines tels que la présence, la discussion, la confidentialité, l’approche du projet et les conflits sont essentielles pour que les membres de l’équipe restent alignés et engagés de manière appropriée.

Définissez quelques tâches et objectifs immédiats axés sur les performances et saisissez-les. Qu’est-ce que cela signifie ? Ayez quelques victoires rapides qui donnent à l’équipe le sentiment qu’elle accomplit vraiment quelque chose et qu’elle travaille bien ensemble. C’est très important pour la confiance de l’équipe, ainsi que pour la mise en pratique du travail d’équipe. Le succès dans les tâches plus importantes viendra assez vite, car les tâches plus importantes ne sont en fait qu’un groupe de petites tâches qui s’assemblent pour produire un résultat plus important.

Mettez régulièrement le groupe au défi avec de nouveaux faits et informations. En d’autres termes, continuez à rechercher et à rassembler des informations pour confirmer ou contester ce que vous savez sur votre projet. Ne supposez pas que tous les faits sont statiques et que vous les avez reçus au début du projet. Souvent, vous ne savez pas ce que vous ne savez pas tant que vous ne creusez pas. Je pense que le rythme du changement est si important dans le monde d’aujourd’hui que de nouvelles informations se présentent constamment et doivent être prises en compte dans le contexte global du projet.

Passez beaucoup de temps ensemble. Voici un élément évident qui est souvent négligé. Les gens sont tellement occupés qu’ils oublient qu’une partie importante du processus d’équipe consiste à passer du temps ensemble, à réfléchir ensemble et à créer des liens. Le temps passé en personne, au téléphone, en réunion, tout cela compte et contribue à renforcer la camaraderie et la confiance.

Exploitez le pouvoir des commentaires positifs, de la reconnaissance et des récompenses. Le renforcement positif est un facteur de motivation qui aidera les membres de l’équipe à se sentir plus à l’aise pour contribuer. Il renforcera également les comportements et les attentes que vous encouragez au sein de l’équipe. Bien qu’il existe de nombreuses récompenses extrinsèques qui peuvent servir de facteurs de motivation, une équipe performante commence à sentir que son propre succès et ses propres performances sont les plus gratifiants.

La collaboration est un autre concept clé et une méthode par laquelle les équipes peuvent travailler ensemble avec succès. Réunir une équipe d’experts de toute l’entreprise semble être une bonne pratique dans toutes les situations. Cependant, Gratton et Erickson, dans leur article Eight Ways to Build Collaborative Teams, ont constaté que la collaboration semble diminuer fortement lorsqu’une équipe travaille sur des initiatives de projets complexes. Dans leur étude, ils ont examiné 55 grandes équipes et ont identifié celles qui possédaient de solides compétences en matière de collaboration, malgré le niveau de complexité. Huit facteurs de réussite ont été identifiés comme permettant d’avoir de fortes compétences en matière de collaboration :

« Pratiques relationnelles « signatures
Modèles de collaboration parmi les cadres
l’instauration d’une culture du « don », dans laquelle les cadres encadrent les employés
Formation aux compétences relationnelles
Un sens de la communauté
Dirigeants ambidextres – bons dans l’exécution des tâches et dans la gestion des personnes
Bonne utilisation des relations patrimoniales
Clarté des rôles et ambiguïté des tâches

À mesure que les équipes gagnent en taille et en complexité, les pratiques standard qui fonctionnaient bien avec les petites équipes ne fonctionnent plus. Les organisations doivent réfléchir à la manière de faire fonctionner la collaboration, et elles devraient s’appuyer sur les meilleures pratiques ci-dessus pour établir des relations et la confiance.